人员文件概述和示例文件策略

人事档案是雇主保存的与个人雇员的整个雇佣关系历史和状况的文件。雇主将这份工作文件保存在人事档案中，原因有三。

• 当您需要任何理由访问该信息时，雇主希望获得准确的信息。紧急联系人，员工地址，绩效评估跟踪，纪律信函，员工认可和就业申请材料的变化是雇主希望能够快速访问的信息的示例。

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• 雇主需要保留关于员工选择，绩效，工作历史，薪酬理由和内部晋升申请等人事问题的文件，仅举几例。
  平等就业机会委员会声称，诉讼甚至需要证明对雇员缺乏提高或晋升的理由要求雇主收集并保留这类雇员文件。
• 联邦或州政府要求雇主记录雇员的一些记录。在员工文件中组织员工信息对于访问和合法合规性以及准备就绪都是有意义的。

人事档案类型

雇主通常维护多种类型的人事档案，供商业用途，员工保密，医疗隐私和合法遵守。我不知道任何法律，说雇主需要保留多少档案。

但是，有很多法律，有员工保密的人事最佳做法，管理人事档案的内容，以及谁可以访问该信息。

这些是美国大多数雇主维护的人事档案。 （全球法律和实践可能会有所不同。）

• 人事档案： 这是雇佣关系历史的主要员工档案。
• 工资单文件： 您希望为工资和福利的所有工资单问题维护一个单独的文件。
• 员工医疗档案： 1996年“联邦健康保险携带责任法”（HIPAA）要求雇主保护雇员的医疗记录。
• I-9员工表单： 您需要为所有员工（而不是每位员工）I-9表单保留单独的文件，因为您不希望有权根据各种形式检查这些表格的政府雇员的情况下，查看您的主要，机密的员工人事档案。

员工访问人事档案

员工可在人力资源人员的指导和监督下进入员工档案。雇员人员档案被认为是有责任维护和维护雇主的雇主的财产。

示例人事档案政策

以下是贵公司使用的人事档案政策。它讨论了推荐的各种文件，以及谁应该访问每个文件。

样本政策

公司为每位员工保留三份员工档案。对于（您的公司名称）的每名员工维护

A 人员档案 。这些人事档案包含机密文件，由人力资源部门负责管理和维护。

访问此文件仅限于人力资源人员，并假设每位员工的经理都会使用与员工工作绩效相关的文档来维护自己的文件。

人事档案中的典型文件包括就业申请，家庭紧急联系表，记录的纪律处分记录，简历，员工手册和雇主签名单，当前的个人信息和工作参考。

并非所有人事档案都包含相同的文件，但每个人事档案都有相同的文件。

工资单文件 也保留;工资单包含员工工作，部门，薪酬变更等的历史记录。访问工资单仅限于适当的会计和人力资源人员。

还保留了 员工医疗档案 。除了人力资源指定的工作人员和记录保留在文件中的员工，医疗档案的内容不可用。在您的公司名称），医疗文件获得最高程度的安全存储和保密性。

员工可以在正常营业时间内联系人力资源人员，查看他/她的人事档案。任何员工不得从人事档案中更改或删除任何在人力资源人员在场的情况下必须查看的文件。

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