所有人力资源部门都有广泛的记录。法律要求人力资源部门将其中许多人保留一段时间。雇员们都清楚，这些记录存在（有些则是这样的印象，文件跟随他们从公司到公司，这是不正确的）。
由于员工知道这些记录存在，他们将不时查看它们以查看文件的内容。
在决定如何提供员工（和以前的员工访问）时，请记住适用于您的业务的任何法律。
许多国家都有法律要求公司将文件的特定部分提供给现任和前雇员。与您的就业律师联系，确保您的政策符合所有法律。
例如，联邦法律要求与美国残疾人法案相关的记录与人事记录分开。如果您的公司受HIPAA的约束，请确保您的医疗记录保持一致。
您可以在员工在其档案中看到的内容有很大的余地。但是，请记住，即使您确定某位员工无法访问某些信息，例如参考检查，在发生信息的情况下也是如此。
<！ - 3 - >因此，请指导您的工作人员准确记录事项，并遵守法律。员工记录不是内部的笑话或窃听意见的地方。
这些在法庭上并不顺利。
作为一般规则，有一个关守的记录确保程序遵循和一致。你不希望有一个人力资源经理允许人们把他们的记录带回到他们的桌子上，而另外一个拒绝访问。
要求每个人都通过单一来源，有助于保持一致和合法。
关于记录和记录保存和访问的法律是棘手的。确保您保持最新。
以下政策是您业务的良好开端，但请记住，您的州和当地法律可能会有所不同。
样本员工记录访问政策
所有员工，前员工和员工代表均可向人力资源部门工作人员事先通知员工档案内容。与雇员的雇用资格有关的文件，如申请，晋升，纪律处分和转让 可以查看 。此外，员工可以查看政策签字表格和培训记录。
员工 不能审核 的文件包括参考或参考检查，由管理层进行的任何调查记录，医疗记录，与司法程序有关的文件，任何违反另一个雇员的保密性的文件以及用于员工计划的文件。
程序
如果要查看人事档案容许内容的员工应24小时通知人力资源（不包括周末）。以前的员工或人力资源部门工作人员不了解的人员，必须出示身份证明和/或获得人事档案的许可证明。
员工必须在人力资源人员面前查看人事档案。
员工不得将任何人事档案部分从办公室移走。
员工可以要求复印文件或档案的一部分。在原因之内，人力资源人员将提供复印件。对于广泛的复制，员工需要支付复印件。
如果员工不满意人事档案中的文件，在人力资源部门人员在场的情况下，员工可以撰写解释或澄清，并将其附于有争议的文件上。在任何情况下，人力资源人员或员工都不会更改实际文件。
员工也可以要求从人事档案中删除文件。如果人力资源人员同意，该文件可能被删除。
如果人力资源部门的工作人员不同意，则可以按照“公开开放政策”规定的方式提出上诉。