规划小型企业会议提示

即使是最小的商务会议也需要适当的规划，以确保所有参与者都满足所有需求和目标。为了有效率，应该遵循的操作顺序，以防止细节从裂缝中滑落。下面列出的8个重要步骤是为您的下一个小型会议进行规划。

选择您的主题和位置

此步骤代表您的受众在任何其他方式之前想要了解的两个变量。

会议的“何处和为什么”会立即影响谁将被邀请，以及他们是否会参加。

您选择的场地影响整体会议，并影响人们在规划活动时需要做出的其他决定。

确定参与者

进行专注和富有成效的会议的重要组成部分是避免分心，这意味着限制对最高决策者的邀请。企业文化倾向于将所有关联方纳入通信，但您可以通过消除可能因不重要讨论而减缓进度的员工来提高生产力。不要邀请无表决权的参与者，不要在出席会议之前鼓励主要与会者与他们的下属交谈。

提供三个日期和时间

请注意如何查询每个与会者的可用性。在安排会议的互惠日期时，很容易打开一个“潘多拉盒”的问题。

避免这种情况的一个方法是提供几个日期和时间，然后询问哪个人最有效。如果你很幸运，那么其中一个日期将会适合所有人。如果没有，请不要问离群值是否可以调整日历以适应多数。

创建行程

至关重要的是，要讨论什么话题，以及谁将领导会议的每个部分。

计划者可能需要向高层管理人员征求意见，以便准确地创建行程。一旦草稿完成，应提交给小组批准。

讨论演示需求

有很多不同的方式向小组展示想法，每个预定的演讲者都会有自己的喜好。 PowerPoint功能，互联网访问和白板只是您可能需要安排的一些组件。积极主动地请求这些细节，并在会议前几天跟进确认。

餐饮计划

为小型会议订购食物的关键是保持菜单的功能。您不希望餐饮干涉手头业务的任何方面，所以如果可能，避免过度正餐。如果要求休息的午餐，请尽量预约相邻的房间，以便与会者尽快回到会议室。

发送最终详细信息

事件发生前约七天，您想向每个参与者发送行程和详细信息的最终副本。这应该包括当天订购的所有内容。还包括方向，停车信息，房间号码和紧急联系。

如果您正在与高管合作，那么请在邮箱中复制他们的行政助理。

会议日

作为会议策划者，您的工作是确保事件成功启动。当然，您也希望尽快到达现场进行检查，并与餐饮和空调协调员会面。根据位置，您可能还需要张贴标牌，以便每个人都能到达房间。

而且你有它 - 八个相对简单的步骤来规划一个成功的小型会议。

执行每一步显然需要你们的时间和精力，而把你的计划交给与会者就是一半。越来越多的人知道会议期望如何，他们将更加准备下台。