如何规划​​公司会议

恭喜！贵公司将为从公司各级选拔的一批员工举行会议。首席执行官让您负责项目经理的活动。这些提示和示例项目计划展示了项目经理可以为公司会议或类似复杂项目构建项目计划的一种方式。

预先计划项目

您的第一步是规划计划。

您首先与利益相关者讨论此事件。如果去年这样做，那是对的？什么地方出了错？谁管理这个项目，可以帮助你避免今年的陷阱吗？由于CEO向你分配了这个项目，他/她想从事件中得到什么？活动什么时候开始？哪里？预算是多少？

尽可能多地组合信息。这将是构建项目计划的骨架。

建立团队

您还需要什么其他资源来使这个项目成功？有其他部门的人可以帮助您做这件事吗？你需要做什么才能获得帮助？你能问你还是需要得到老板的正式批准？你需要多少时间？你需要什么具体的技能来提供？如果您想要的人不可用，任何人都可以提供该技能？

由于这是一个全公司的会议，人力资源如何帮助？你需要设施部的协助吗？营销部门怎么样？你需要帮忙吗？

计划议程

一旦你知道会议持续多久，你开始填写时间块。你需要开场演讲者吗？谁会是谁？您是否将参加者保持在一起，还是将其分成较小的组合，作为该计划的一部分？

您需要多少其他演讲者？如果你突破，谁将设置较小的会议？

事件是否需要一天以上？你将如何关闭第一天？你将如何在第二天重新开放？

你将如何结束？你需要闭幕词吗？如果您预订一个，您将如何处理退房酒店的物流？

查找空间

了解有多少人会来。然后确定你需要多大的空间。活动将在哪里举行？公司办公室有空间还是需要更大的空间？ CEO是否希望会议在场外举行，以便人们能集中精神，还是希望在办公室内持有会议以最小化成本？

您所在地区的哪些属性可以提供您需要的空间？是机场附近的酒店是一个不错的选择，以尽量减少从城外到达的人的旅行时间，或者您应该找到更安静的城外吗？

不同场地对其设施收费是多少？它们包括什么，您需要购买并带入什么？他们会分配一个人来为你工作吗？他们对外部材料和人员的政策是什么？

将其关闭

至少收集了大多数这些问题的答案，您可以开始整理项目计划。

请记住，我们在这里显示的是项目任务列表，工作分解结构（WBS）。它不包括任务之间的任何依赖关系或时间轴。那些将在以后添加。

示范公司会议项目计划

在项目管理基础工具如何规划项目中，我们在规划过程中讨论了项目规划背后的思路和项目管理技巧。以下是项目计划工作细目结构（WBS）如何寻找一个计划公司会议的项目：

1。预先计划项目

确定预算

1. 与CEO讨论建立项目目标
2. 联系上一个项目经理（PM）以获取提示
3. 确定利益相关者列表
4. 与利益相关者联系以进行输入。
5. 确定事件的首选日期
6. 确定需要多少个演讲者/演示者
7. 确定需要多少支持人员
8. 确定有多少员工参加
9. 列出事件的可能位置 > 2。构建项目团队
10. 从营销获取代表

从HR

1. 获取代表查看是否采购将指派某人帮助
2. 询问苏珊处理所有演讲者的详细信息
3. 从设施获取代表 >安排项目组开球会
4. 3。开发课程
5. 3a计划第一天
6. 设定开始时间

设定时间，安排地点和人员配置注册

设定上午会话的长度

1. 设定演讲长度
2. 计算扬声器数需要上午会议
3. 招聘演讲者
4. 计划中午休息时间（时间和长度）
5. 休息时间（水，垃圾等）更新会议室
6. 计划午餐时间（时间，长度，位置，菜单，谁支付）
7. 计划下午会议（长度，讲话人数）
8. 招募下午演讲者
9. 计划第一天关闭（时间，长度）
10. 3b计划第二天 >设置开始时间
11. 设定上午会话的长度
12. 计算上午会话所需时间

招募演讲者

1. 计划中午休息时间（时间和长度）
2. 安排会议室刷新休息（水，垃圾等）
3. 计划午餐时间（时间，长度，位置，菜单，谁支付）
4. 计划下午课程（长度，讲话人数）
5. 招募下午演讲者
6. 计划结束语言（时间，长度）
7. 使用酒店排列退房时间
8. 4。计划空间
9. 确定参加者人数
10. 计划座位安排（行与表）
11. 计算所需空间

调查可用的空间数量（费用，位置，附带服务） >计算每天的演讲人数和总计

1. 确定需要的支持人员的数量和类型
2. 了解需要房间的参加人数/演讲人数/员工数量
3. 可用地点协商成本和日期
4. 签约所选位置
5. 5。宣传活动
6. 确定活动地点的所有详细信息
7. 确保参加者获得通知
8. 通知所有演讲者的主题和演示文稿时间/天
9. 通知所有支持人员的职务和班次

获取回复来自与会者

1. 根据需要通知更换参加者
2. 6。跟进
3. 获取所有演讲者的演讲稿
4. 查看最终演讲
5. 获取所有与会者，演讲嘉宾，员工的姓名标签
6. 购买与会者的任何资料和礼物

重新确认事件位置

1. 7。查看和评分
2. 向所有参加者发送满意度调查
3. 发送评论调查给所有演讲者
4. 发送感谢所有演讲者和工作人员
5. 与项目小组举行闭门会议

进一步规划 >上述项目计划工作细目结构（WBS）显示了公司会议计划的样本。这只是一个大纲。项目团队仍然需要处理这些项目并扩展其中许多项目。此外，他们需要处理每个任务所需的时间，任务的相对重要性以及任务之间的相互关系/依赖关系。