规划社区活动和食品节日

芝加哥的味道是美国最大的美食节日之一。 1980年起，芝加哥的几家餐厅业主首先开始了这个想法，该市在今年举办了第一次美食节，作为今年36家食品供应商的一天。约有二千七百万人出现在户外活动中。此后，它已经出现了超过三百五十万美元，超过一千二百万美元的收入在几天之内。

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芝加哥市长兼伊利诺斯餐厅协会特约事务办公室携手共同计划并执行这一年度的美食节。

规划社区美食节

无论是像芝加哥味道这样的大型美食节，还是规模较小的社区节日，都是地方政府和市政活动策划者的重要责任。芝加哥的味道是考虑到类似计划的任何社区的一个很好的案例研究。任何社区美食节的主要功能领域包括：

• 操作
• 食品供应商
• 编程
• 赞助
• 营销/公共关系
• 会计/合同管理

我们将深入各个领域，但首先，我们来了解一下这个事件的时间表和一般管理情况，使用芝加哥味道的实际规划。

社区美食节日规划时间表

对于首次接触这种类型的活动的人或考虑扩大现有节日的人来说，至少在活动前一年开始规划至关重要。

对于一个具体的例子，市长的特别活动办公室每年的芝加哥口味都遵循以下粗略的时间表：

• 12个月 ：确定位置，日期和粗略草图节日地图。涉及相关城市机构每一步
• 9个月 ：更新节日地图并开始功能区域RFP
• 6个月 ：确认供应商，赞助商，节目编制和供应商
• 4个月< ：完成娱乐并重新确认功能区域 3个月
• ：制作节日营销材料 1周
• ：管理操作负载 1天
• ：管理供应商负载 - 事件结论
• ：管理操作加载 1周后
• ：保持总结会议并提出建议 一般社区节日管理

作为政府机构，市长特别活动办公室负责芝加哥的味道，以及芝加哥湖畔，邻里节日等地区的其他活动。味道在芝加哥是独一无二的，因为它是一个免费的活动，但从味道的收入支付办公室管理的所有其他事件的大多数。

食品节日管理经验可以追溯到一九八0年，市长特别活动和伊利诺伊州餐饮协会办公室的大部分功能团队在他们的领域非常有经验。这样芝加哥的味道总经理可以把重点放在有关各方的规划和执行工作上，并保持事态的顺利进行。

除了办公室成员外，总经理还与至少20个不同的办事处和机构合作，包括（但不限于）以下内容：

警察局

• 消防局
• 健康
• 街道和卫生
• 公园区
• 应急管理通信办公室
• 市长办公室的另一重要职能部分是会计/合同管理。作为政府活动，高度结构化的采购流程，所有协议都必须遵循城市规范。

我们现在可以查看事件的每个主要功能领域，并确保事件计划的时间安排和一般的事件管理。

在介绍了芝加哥味道的历史，并将其规划和执行作为案例研究之后，我们准备深入了解事件的每个主要功能领域。

操作

操作区域负责现场准备，阶段和生产，事件支持，安全性等。

操作需要许多事件前会议，操作团队与事件映射的布局紧密相连。根据芝加哥品味运营经理的说法，在所有城市机构的早期参与过程中都有很大的不同。操作团队管理以下过程：

事件前加载（设置）

事件期间的操作

• 事件后加载（拆除）
• 这些过程包括街头关闭，建筑帐篷，叉车操作员，木匠，电工，维修设备和员工，安全，供应商卡车物流，管理拖车等。考虑您的运营团队将如何处理自己，以及他们将为您的活动签约。您的团队需要与其他机构合作吗？尽快与他们联系。
• 餐厅/供应商

鉴于芝加哥味道等食品节日的复杂性和规模，伊利诺伊州餐厅协会率先管理参加年度盛事的食品供应商。对于2015年芝加哥味道，该活动与60多个食品供应商合作，其中包括19多个新的餐厅，代表了许多芝加哥不同的社区。当然，在芝加哥，某些项目将永远被发现在为活动选择的食品供应商，包括比萨，肋骨，冰淇淋和芝士蛋糕。您的社区美食节也将有其传统的食物。

这是一个令人垂涎的景点，被选为参加这个特别食品节日的餐厅供应商，标准要求参加者是反映芝加哥社区的当地餐馆。此外，他们必须能够处理音量并且与城市完全清洁状态。参加餐厅进行以下课程和检查：

完成伊利诺伊州餐饮协会夏季卫生证书课程

芝加哥公共卫生局每天三次访问摊位

• 管理他们的摊位和冷藏车之间的库存流量< 当涉及到您的社区活动时，请考虑您可能需要参加的食品供应商的标准以及您想要拥有的食品供应商的数量。第一年可能是艰难的，但每年的成功，您都可能会发现自己有越来越多的参与者。
• 编程
• 芝加哥的味道是一个一般的社区活动。这意味着，虽然“食物”是吸引人群的，但还有其他活动让人们在那里。多年来，编程团队将以下众多元素纳入整体计划：

多个阶段（国家和地方艺人）的免费音乐会

烹饪示范亭与顶级厨师和烹饪作者

家庭村包括儿童舞台

• “绿色”教育环境帐篷
• 体育馆健身小贴士
• 国际馆（购物）
• 2公里步行
• 食品供应商
• 百威Clydesdales及其达尔马提亚同伴
• 娱乐游戏
• 烟花节目
• 开幕式
• 考虑您可能想要包括在您的美食节中的其他节目和活动。
• 赞助
• 芝加哥的味道涉及赞助的几个类别，这是资助和实物支持的主要来源。企业营销人员和企业活动策划者倾向于参加社区活动，如品味，以加强品牌并获得曝光。

招待费是一些赞助商在其包裹中包含的内容，允许这些赞助商获得一些休息区和私人帐篷的有利访问，以托管自己的客户活动。

品味赞助商的类型包括以下内容：

手机通讯

杂货店连锁店

饮料公司

• 零售店和银行
• 航空公司和酒店
• 媒体
• 汽车制造商
• 食品供应商
• 餐厅
• 健身和保健组织
• 城市公园区和公共交通
• 考虑当地企业赞助者可能有兴趣资助您的社区活动，并考虑什么样的包并且您可能会向这些赞助商提供。
• 营销/公共关系
• 在芝加哥味道上工作的营销人员处于令人羡慕的地位，因为它是芝加哥和其他地方自动吸引媒体关注的活动类型。更好的是，媒体赞助商也有助于促进品味。这意味着市长特别事务办公室不必花费太多的传统形式的广告来传播和宣传这个事件。

营销人员通过在活动的各个领域写下专门的新闻稿，维护活动网站和制作活动小册子来推广活动。这些项目需要与所有其他功能领域密切合作，以便在发生事件时记录调度和内容更改。

一开始，社区食品节日难以获得像芝加哥味道这样的大型知名活动的曝光。但请考虑您可能会接触到哪些媒体可以自由出版，并开始规划营销团队将如网站，传单和宣传册所处理的营销材料。