四个字应该在您的活动策划手册中占有一席位： 以书面形式 获得。我们大多数人听到这个短语在一次或另一个时候发出。有很好的理由谈话过程中所作的承诺很容易成为遥远的记忆，完全被遗忘。以书面形式达成协议条款可以保护双方，并且是企业的必需品。了解如何协商最佳的活动策划合约是成功之路上的重要一步。
指定您将提供什么服务
您可能认为，作为活动策划人员，您将会提供哪些服务是相当明显的。更详细的描述这些的更多的理由。活动策划者提供广泛的服务;这里的目标是确定您将提供什么来避免以后的任何混乱。无论是菜单选择，花艺安排还是选择场地，都明确说明您的责任。一旦签署，您的职责将仅限于活动策划师合同中包含的具体项目。
在线之间阅读
查看活动合同时，请注意细节。仔细阅读每一行。然后在 行之间读取 。在寻找任何模糊的语言;在一般情况下处理的项目将被解释，这可能会对您和您的活动策划业务造成严重破坏。
注意任何隐藏的费用或条款，表明可能会有额外的附加费。澄清这些附加组件或协商，使其完全从事件合同中删除。
问题，问题，问题
当您正在谈判事件合同的过程中，质疑每一项费用。如果酒店或供应商在事件合同中列出了一个项目，他们应该能够解释其在那里的存在，并证明相关的成本。
有时只是要求澄清可能会导致免收费用。
不要被吓倒。作为青少年，我们被教导，唯一的愚蠢的问题是没有问题的问题。谈判时请问。如果合同中的某些内容不清楚，请问。如果你注意到一个行项目被省略，请问。更好地问现在不要付出代价呢。
不要接受你不想要的东西要求您所要做的事情
如果免费本地电话对您的客人不重要，因为手机的可用性，那么不要接受，因为包括设施。相反，请酒店将此订单项更改为对客人重要的内容。较低的价格或折扣可能对您来说更有价值，所以列出您不想要的那些“赠品”，而是协商您想要的更好的东西。通常提供的设施包括机场接送，免费健康俱乐部通行证，房间升级，互联网服务，免费送货和接收等等。
付款时间表
确保您的活动策划合同指定您的付款时间表。这包括初始存款或保证金，以及将来付款的详细信息。
付款计划可能与事件规划过程中的某些里程碑有关，也可能是事件发生前的日历上的设定日期。制定最适合您的活动策划业务和现金流的时间表。一定要包括任何税费和附加费用。最重要的是，在收到初始定金后，不要开始计划事件的实际工作。如果存款从来没有出现，那么你做了所有这些工作。从字面上看。
事件取消
当您将时间和精力集中在规划活动上时，您心目中的最后一件事可能会取消相同的事件。但是，如果您的客户决定在工作开始之后的任何时候取消该事件 - 无论什么原因 - 您的合同应规定如果事件被取消会发生什么。
这是保护自己，事件规划业务和预期收入的必要步骤。
包括书面的要点是，存款和所有以前的付款到取消之前都是不可退还的。在事件规划中，大部分工作在实际事件之前完成。你应该得到已经完成的工作的报酬。至此，根据您的付款时间表，您可能还需要包含一个条款，声明客户将支付提交的服务，直到收到事件被取消的书面通知的日期为止。
终止条款或不可抗力
终止条款 - 或不可抗力 - 插入合同中，以免双方当事人因其无法控制的原因而无法履行合同条款的责任，例如作为劳动力停产，战争或极端天气。这里的意图是保护您免受不可控情况的任何风险。确保您受此条款的保护，并指定终止的条款和时间表。例如，“任何一方可以在此类事件发生后十天内向另一方发出书面通知后，终止本协议，因为一个或多个这些或类似的原因而不承担责任。 “
赔偿（”不是 我的 故障“）
如果另一方造成损害或导致第三方起诉您的损害赔偿，则赔偿条款将提供保护。该条款是一个承诺，基本上说对方不能对由于疏忽，未履行或故意的不当行为造成的任何索赔，损失，损害赔偿，责任和费用负责。确保你的合同有这个条款。
谈判时，准备
在谈判事件合同之前，做好功课。确定规划此事件涉及什么，并知道您想要的条款和保护。您的合同应反映共同的责任，避免任何单方面的协议。对一方有好处是对另一方有利。谈判时，要做好听众。注意可能会议的合同项目以及让您感到不舒服的合约项目。有信心，不要压力。站稳。在您完全满意这些条款是公平的并为您提供所需保护之前，请勿签署任何内容。