专业语音信箱问候语

如果您的公司使用部门语音信箱进行来电，您将需要录制专业的声音部门语音邮件问候语。这种类型的语音邮件问候语与与个人的语音信箱相关联的个人语音邮件问候语略有不同。例如，如果您的电话系统允许将一组电话分机“汇集”在一起以服务所有一般会计电话，则会计部门的所有分机可以汇总在会计部门的一般分机之下。

当自动话务员将呼叫转移到该分机时，下一个可用分机将接收该呼叫。如果所有会计部门的分机都忙或不可用，则该呼叫将被转移到部门的语音信箱中。

语音信箱问候选项

根据您所在公司的电话系统，您可以使用不同的语音邮件问候语选项。这些包括：

• 通用语音邮件问候语
  如果没有设置其他问候语类型，则使用通用语音信箱问候语作为默认语音信箱问候语。
• 内部语音信箱问候
  用于向您自己的公司（即另一分机）呼叫您的部门的人员打招呼。一般来说，这只适用于非常大的公司。
• 外部语音信箱问候
  这个问候语将会发送给您公司以外的来电者。您的电话系统的自动化服务员可能会播放所有外部来电者将听到的一般公司问候语。如果您的公司的名字在该问候语中被提及，您不需要在您的部门问候语中再说一次。

• 临时或“离开办公室”语音信箱问候
  当整个部门在一段特定的时间内不可用时，将暂停或离开办公室语音信箱问候语。例如，该部门的工作人员只有上午8点到5点，还有一个强制性的部门会议，可以让所有的人都接听电话。大多数语音邮件系统将允许您设置到期日期和时间，以便您的部门恢复正常操作时不必记住将其关闭。
• 在电话（忙）语音信箱问候
  这个问候语用于通知呼叫者该部门是可用的，但没有人可以立即接听电话，因为部门池中的所有分机都忙于其他呼叫者。

良好部门的要素语音邮件问候

• 部门名称
• 您现在无法接听电话的说明
• 邀请留言
• 当他们可以预期回叫时
• 附加选项可用（例如g。“按英镑键返回…”）
• 网站地址，如果可以提供有意义的信息
• 不超过20 - 25秒（经验法则）
• 不要以“你的电话对我们来说非常重要…“问候。这个短语被过度使用，通常是呼叫者的“关闭”。
• 避免给出太多的信息，并发出过长的问候。

样本好部门语音留言问候

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• 您已到达会计系。我们所有的代表都忙于为其他来电者服务。而不是浪费宝贵的时间暂停，我们希望在两个营业时间内回来。如果您要返回上一级菜单，请立即按星号。否则，请留下您的姓名和号码的详细信息。记录您的消息后，您可以按下磅键获得更多选项。感谢您打电话。

• 您已到达Operations Tech，Inc.的销售部门。我们所有的销售代表都在忙于为其他客户提供服务，但我们希望尽快返回您的电话。有关当前定价信息或查看订单状态，请访问我们的网站。否则，请留下您的姓名和号码的信息。如果您要返回上一级菜单，请按下星号键。
• 您已到达运营技术公司的会计部门。该部门目前已关闭。我们的正常营业时间是星期一到星期五上午8点到下午5点。星期六和星期日休息。您可以随时按下星号键返回上一级菜单。否则，请留下您的姓名和号码的信息，我们将在办公室重新开放时返回您的电话。离开您的消息后，您可以挂断电话，或者按一下英镑钥匙进行其他选项。感谢您打电话。

错误语音邮件问候语

• 您已到达销售部门。给我们留言
• 你好。您已到达XYZ会计系。 COM。所有会计师目前正在出席强制性部门会议，没有人可以接听电话。您的来电对我们非常重要，我们希望在我们回来后立即回电。不过，今年年底，我们的电话积压时间很长。如果您打算在逾期帐户上付款，请确保在您的信息中告诉我们，以便我们立即致电给您。否则，请等一下，给我们留下详细的保密信息。
• 部门关闭。请留言后留言。