写入商务信函的格式

通常，商业信函仅保留在工作相关或其他职业通信中最重要的职业通信：推荐信，求职信，辞职信，法律信函，公司通讯等。由于这样一种正式的沟通方式，您需要确保您的所有格式正确放置。如果您将硬拷贝发送给收件人而不是电子邮件，那尤其如此。

以下样本字母格式包括您在写信时需要包括的信息，以及关于商务信函的适当字体，称呼，间距，关闭和签名的建议。

样本信格式

联系方式 （您的联系方式。如果您是在信头上写信，包括您的联系信息，则不需要在信件开始时加入。 您的姓名
您的地址
您的城市，州，邮政编码
您的电话号码
您的电子邮件地址
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日期

联系信息

（您正在写信的人或公司） 名称
标题
公司
地址
，邮编
问候

（ 称呼示例） 尊敬的先生/女士。姓：

（除非你非常了解这个人，否则不要以正式的称呼，如果你不了解这个人的性别，你可以写出他们的全名，比如你可以写“亲爱的” Pat Crody“，而不是”亲爱的克罗迪先生“或”亲爱的克罗迪女士“。请注意，该人的姓名总是在商业信函中以冒号（：）标记，而不是逗号，如果您不知道收件人的名称，使用古老的“可能关心谁的人”仍然很常见（和安全））。

信件正文

写信时，您的信件应该简单而专注，以便您的信件的目的是明确的。

单个空格你的信，并在每个段落之间留下一个空格。左对齐你的信使用像Arial，Times New Roman，Courier New或Verdana这样的普通字体。字体大小应为10或12点。

商业信函应始终以白纸书写，而不是彩色纸或个人静止纸。

你的信的第一段应该介绍你为什么写作，从一开始就很明显。

然后，在以下段落中，提供有关您的请求或您提供的信息的更多信息和具体细节。

您信件的最后一段应重申您正在撰写的原因，并感谢读者查看您的请求。如果适当，还应该礼貌地要求书面答复，或者有机会安排会议，进一步讨论你的要求。

在每个段落之间和结束之前在称呼之后留下空白行。

关闭

最佳

（ 关闭示例 ） 签名

手写签名

（对于硬拷贝信 - 使用蓝色或黑色墨水签名字母） 打字签名

如果您要发送电子邮件，请填写以下内容，以及如何格式化您的签名。

撰写商务信函的提示

一旦你写了你的商务信函，就在屏幕上校对它（使用拼写检查）。然后打印出来，至少再读一次，检查是否有任何错误或打字错误。

（在硬拷贝上发现错误往往更容易）。

还要注意格式化错误，例如两个段落之间没有空格，或者不正确缩进的行。将信放在信封中之前，请勿忘记使用蓝色或黑色墨水在您的打字名称之上签名。

如果您正在使用Microsoft Word或其他文字处理程序来编写信件，那么可以使用可用于正确格式化信件的模板。

以下是有关免费的Microsoft Word信件模板的更多信息。

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