场地协调员活动设置清单

大多数场地都习惯于在短时间内协调多个事件所带来的压力。毕竟，他们的业务依赖于他们提供优质的服务，每一次活动都是向活动策划者和参加者展示他们的技能的机会。最重要的时刻虽然在节目开始之前，当客户进入宴会厅进行设置。在这个时刻，在今天的其余时间将会设定音调。

这是我作为场地协调员快速学习的一个教训，之后我开发了自己的设置清单，以保证客户满意（被占用）在紧张的设置期间。

准备好您的购物车

您的客户首先要做的是将他们所有的运送物品从他们的车辆上拆开。这可能是一个困难的任务，特别是如果停车情况很难导航。想象一下有人走进你的场地，装上一堆沉重的箱子 - 他们将要寻找的第一件事是什么？答案当然是一个推车，或其他任何会减轻他们的负担，使不方便的卸载工作明显更容易。当他们在场地中走路时，可以使用推车是一种简单的方法，让他们只是通过出现感到“放心”。

准备注册表

下一步在大多数客户端的事情列表中获得注册设置。这意味着您的场地更好地将所有的注册组件到达之前就已经到位了。

包括所有桌子，椅子，电动和踢脚线。组织名称标签和签到材料将为活动策划人员花费大量时间，他们不必等待您获得这些简单的事情以便他们开始使用。

所有房间桌子和床单设置

设置事件空间中的所有桌子和椅子显然需要一些时间。

希望如果您从早期的活动中脱颖而出，您可以提前通知客户所有的房间组件。如果您的客户走进一个房间，数十名工作人员纷纷抢走桌子和桌椅，他们很可能会恐慌。理想情况下，您的运营团队将会将所有设置的桌布放在适当位置，以便规划人员可以开始放置中心件，拍卖品等。

获取所有标牌早期

只是因为首席策划人员知道如何浏览建筑物并不意味着她的支援队员。一旦设置期即将开始，您可以通过更新建筑物内的标牌来节省大量的不必要的麻烦。请记住，像花店和DJ这样的供应商也需要知道去哪里。在事件发生之前，这些都是与客户进行审查的一切事情，但是他们也需要在大日子里寻找。

查看BEO和发票

同样，您可能已经在此事件发生之前的几天内将这些文档发送过电子邮件，但最后一次不会再查看这些文档。即使设置时间很忙，您需要花15分钟时间查看这些文件。地点协调员应为其客户提供包含BEO，房间图和预期发票的数据包。

很少经验丰富的规划师将有机会审查这些重要论文。

介绍

请务必将团队的主要成员带到您的客户端进行正式介绍。这份名单包括餐饮经理，宴会队长，业务主管和视听协调员。在介绍团队时，代表您的客户考虑 - 有没有应该与您的管理团队面对面的细节？开始一个简短的对话是一个有效的方式来突出谁负责每一个领域。

这个简短的事件设置清单将大大有助于保持客户的到来。作为您的场地的主要代表，总是最好给客户您的手机号码，以防您在办公室工作时出现问题。

记住，如果他们需要某些东西，他们可能会感到沮丧，但如果他们找不到任何人来帮助他们，他们会更沮丧！