创建专业的离线办公室语音留言

这是夏天！时间花时间与家人和朋友度过假期。这意味着语音邮件和电子邮件需要修改以反映出不在办公室的状态。至关重要的是要创建专业的语音留言和外发电子邮件自动回复，以提醒客户和同事，我们正在从业务中断。

更重要的是，有必要提供关于如何在离开时与企业联系的信息。

客户被拒绝并不知道如何与您联系将是非常令人沮丧的。您的职位在销售，服务甚至产品开发中无关紧要。所有客户的电话都很重要，需要以专业的方式参加。

通过电子邮件告知客户和同事尝试通过电子邮件与您沟通的电子邮件内容应与呼叫者接听的语音留言内容保持一致。如果您使用Outlook 2010并通过Microsoft Exchange服务器连接，请先单击“文件”选项卡，然后单击“自动回复”图标。

然后，这将开始创建一个临时电子邮件的过程，该临时电子邮件发送给所有在您离开办公室时发送电子邮件的电子邮件。由于您启用了此临时消息，所以自动回复被发送出去。有关创建此电子邮件的说明的分步列表可以在这里查看：Outlook Exchange的外出电子邮件

如果未通过Microsoft Exchange服务器连接，则该过程略有不同，因为没有“自动回复”这些类型的电子邮件帐户上的图标。可以在这里查看为非Exchange用户创建同一类型的电子邮件的分步指南：所有其他人都不在办公室

下一步是创建电子邮件的内容，发送给您离开办公室时发送给您的所有邮件。这封电子邮件应该表明您将离开办公室多久，如果您在缺席期间（如果适用）以及如何在您离开酒店的时间内不想访问的话办公室。

示例：

您好，

感谢您的电子邮件。我现在不在办公室，并将在12月1日星期一返回。我在这段时间内将有限的访问电子邮件，所以我的回答可能会稍稍延迟。如果您需要立即的帮助，请发送电子邮件给我的助理Barbara Colson。她的电子邮件地址是bcolson @ xyz。 COM。

节日快乐！

Shahira

Microsoft提供了模板和其他可以在这里找到的示例：外部模板和示例。当您返回办公室时，请勿忘记关闭此临时消息，否则任何在您返回办公室后发送给您的人将继续收到同一消息。

现在，您已经创建了外发电子邮件，创建了一个类似的，一致的传出语音留言，使您的所有来电者都很方便。使用电子邮件中的相同单词，在缺席的情况下参考谁应该联系，并说明你会回来。

对于语音留言，需要提供该人的电话号码，而不是其电子邮件地址。

示例：

您好，

您已经到达Shahira Raineri的办公桌。请听整个消息。我将离开办公室，直到1月5日星期一。如果您需要立即协助，请致电我的助理Barb Colson。她的电话号码是212-555-xxxx。

当我回来的时候，我期待着和你说话。谢谢。