将让每个人都感到满意的项目会议的5个提示

会议可能会非常受欢迎或错过。他们可以成为与同事签约，设定目标，概述任务列表和完成任务的好方法，但如果不能正确完成，也可能会浪费时间。

不要浪费你的时间或同事的时间，而是在一天中只占用空间的无意义或无效的会议。按照这五个提示，让伟大的项目会议让每个人都感到完美。

1。定义你的目的

在你宣布会议之前，你应该采取的第一步是确定你想要开会的原因。不要举行定期会议，只是为了拥有他们。每个会议都应该有明确的目的，这个目的需要提前决定。

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例如，您的会议的目的可能是以快速有效的方式与您的团队成员分享复杂或重要的信息，以集思广益的目前或将来项目的潜在选择，决定作为一个团队，或快速检查，看看每个人都在做什么，每个人都需要做下一个。

当您的会议以明确和明确的目标开始时，不仅结束的速度要快得多，而且还能做得更多。

2。创建并分发您的议程

一旦你知道你的会议是什么，你必须让每个人都知道。

最好的方式是提前制作和分发议程。这样，您可以提前收集任何重要信息和问题，每个人都可以随时准备讨论并对手头的话题采取行动。

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3。让每个人都有机会谈话

为了节省时间，让每个人重新上班，在其他人听的时候，让一个人出席会议可能是诱人的。

抵制这种冲动。相反，让每个人都有机会谈论这种需要或需要。这样做将确保每个人的关注和反对都得到解决，甚至可能为您提供您以前不会考虑的其他想法。

4。快速写下分钟

如果您的会议涉及任何决策或持续五分钟以上，您需要确保项目团队中的某人需要几分钟。您的项目协调员可以做到这一点。这些分钟不仅可以帮助那些可能会错过会议的人赶上，而且还可以作为对那些在场的人做出的决定和行动步骤的重要提醒。尽快使它们可用。回忆可能很棘手。不要让自己或你的同事有机会对决定或计划做出不同意见。如果会议的主题足够重要，举行会议，写得很重要。

5。取消如果不需要

取消预定的会议可以让你的同事感到放心或加重 - 这一切都在你如何接近。例如，如果您的同事在工作中落后，并且可以在一天内享受额外的时间，取消会议可能会非常缓解。

如果他们错过了其他重要的活动，因为你安排的会议然后被取消，不要惊讶，如果他们加剧。

不要因为计划而召开会议。如果会议不再需要，信息可以以其他方式获得，或者如果紧急情况出现，您应该取消。确保您尽可能提前取消，但是，您可以让人们了解发生的情况和原因。这样，每个人都可以尽可能有效地使用他们的时间。

作为专业项目经理，您的工作是确保所有任务尽可能有效和高效地完成，包括会议。使用这五个提示，您的会议将是一个资产，而不是浪费。