简易家庭企业申请系统

即使在这个数字世界中，家庭企业可以积累多少纸张也令人惊讶。此外，在您的财务帐户，营销策略，项目，客户等方面，有足够的追踪在家庭业务。在您的业务早期开发组织系统至关重要，以确保您能够在需要时找到所需的内容。

您需要保存和整理

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在一定程度上，您需要开发一个申报系统的项目将取决于您的业务。

例如，如果您销售有形产品，则需要跟踪您的库存的东西。但是，以下是您需要在家庭业务中追踪的项目的一般列表：

• 商业和营销计划。
• 法律文件（即LLC文书，营业执照和知识产权注册，合同）
• 联系人（专业，客户，供应商，服务提供商等）
• 财务信息（损益表，资产负债表，应付账款/应收款）
• 税费
• 业务费用（收据）
• 项目

除了此列表，您还需要添加特定于您的业务的项目。

组织您的家庭企业的系统

您可以使用各种方法来存储和处理您的论文和其他重要信息。关键因素是选择最适合您的方法。每个人都有不同的思维方式和组织方式。例如，对于某些人来说，按字母顺序组织文件更有意义，但对于其他人来说，他们发现日期更容易组织。

如果您不确定最适合您的情况，请尝试一个，如果您努力维护，请采用其他系统。

以下是组织您的文件和信息的三种方式：

简单粘合剂归档系统：

对于不会产生太多文书工作的小企业，粘合剂系统是一个不错的选择。

对于喜欢在一个地方拥有一切或需要他们的信息进行移动的人也是理想的选择。粘合剂系统使用大的三环粘合剂，片材保护剂和分隔片。使用分隔线来组织您的业务类别，例如待处理订单，完成的订单，各种表单的主副本等。从那里，您将开始收集纸张保护器中的文件。

一旦粘合剂充满 - 在一周结束时，每月或者三个月 - 清洗即可。您只需将客户订单文件和其他历史记录转移到与您的活页夹组织紧密相关的传统文件系统。传统文件系统：

传统文件系统使用文件柜，挂文件和马尼拉文件夹。随着业务的发展，几乎所有的业务最终都需要这种类型的申请。随着时间的推移，生成的文书工作太多，没有一个。而且由于税务记录需要保留七年，所以您需要一个存放所有这些记录的地方。传统的归档系统是需要保存但不定期访问的项目的理想选择，例如去年的税金和营业执照。以下是一些提示，让您的传统文件系统脱颖而出：

想想你将要使用什么类型的系统。您可以去购买酷派办公用品，并设计出世界上最精致丰富的档案系统，但如果不符合您的工作作风，则会浪费设置时间和金钱。

• 创建一个管理纸张的系统，允许最少量的“触摸”。你想避免建立一堆纸，并且多次处理每一件纸。相反，工作要做出第一次你触摸到一张纸需要去哪里的决定。
• 预留申请时间。很容易避免像瘟疫这样的任务，但它是必需的，将有助于您的业务运行得更顺利。特别是在税收时间使用的收据和其他物品，保持这些东西有组织，使您的税收更容易。

电子归档系统：

数字世界并没有完全消除对纸张存储的需求，而是使存储信息更容易。数字系统可以创建，发送和管理发票，并且可以跟踪您的家庭业务资金，然后导入税务软件进行电子申报。您可以扫描收据并将它们存储在计算机上的文件中（尽管您也应该保留纸张版本）。电子系统可以将您的客户，客户和潜在客户信息存储在客户关系管理系统中，方便访问，发送电子邮件，计费等。在线系统可用于保存您的想法，帮助您管理项目，组织信息或研究。

但是像纸质文件系统一样，您的数字文件系统需要具有组织结构，使用存储在计算机上或云端的文件夹和文件。为了最简单的管理，在数字系统中使用与您的纸张系统相同的结构和文件名。

要保护您的数字文件，请将其备份到单独的硬盘驱动器或在线存储系统上。

以上所有以上的组合

您可能需要使用多个系统来管理您的业务所需的所有数据和材料。首先，您需要确定哪些最适合您，然后实施。例如，您可能有一个活页夹系统来帮助您组织您的业务的日常管理，例如您的日程表，营销和表单副本。您的传统系统可以容纳您所有的长期文件，如以前年度的税费，许可证和营业执照，以及知识产权注册。您可以使用数字系统来存储您的想法，例如Evernote和跟踪项目。

另一方面，您可能希望使用在线待办事项列表和日历，将所有收据扫描到计算机中，以及使用软件或在线服务来实现所有其他业务管理需求，使其尽可能数字化。即使如此，您仍然希望系统管理生成的纸张。关键是要找到易于使用的系统，并在需要的时候找到所需的信息。

2016年9月更新Leslie Truex