偿还员工里程的最佳方式

报销员工营业驾驶里程的最佳方式是什么？ Motus首席执行官克雷格·鲍威尔（Craig Powell）就此问题进行了讨论，Motus提供了一个车辆管理和报销平台，可以确保移动员工的公平准确的报销。

为我的业务设置驾驶系统有什么选择？

公司员工日益流动，员工日常工作更多。

您有两种选择：您的公司拥有的车队计划，或为自己的汽车雇员报销计划。

车队计划 （公司所有的汽车）对于需要为特定功能提供运输的雇主，如服务卡车，面包车，运送车辆或其他设备要求的雇主，是一个吸引人的选择。车队计划为您的业务提供控制和监督，例如保险和车辆保养，以及选择公司认为重要的车辆功能的能力。这些功能包括企业品牌，安全元素和远程信息处理等功能，可全面了解其车辆位置和驱动方式。

<！对于不需要特种车辆或卡车的

999家公司使用驾驶自己汽车的员工的 A 报销计划 ，例如销售和服务业务。 报销为工人提供灵活性和选择，需要较少的内部管理，并且不需要预付费用或资本流失。

决定使用哪个系统有什么重要的？

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无论车型或报销型号如何 - 您需要为与车辆相关的业务用途妥善偿还员工，或面临后果，如昂贵的IRS审核，或更糟的是，集体诉讼诉讼。

对于车队计划，

询问您自己是该计划的主要目的 - 作为员工福利（福利）或为您的业务提供交通需求。如果您的主要目标是提供业务工具，则可以通过恢复与员工个人使用车辆相关的费用来减少车队费用。 通过报销计划

，您可以选择平面车津贴，每英里一英里计划或标准的IRS里程费率来偿还工人费用。但是，所有这三个选项都可能导致公司每年每个员工损失数千美元，因为它们不能准确地解释每个司机的成本，例如瓦斯价格和里程数。 什么是FAVR，为什么它是里程报销的最佳选择？

FAVR是一种IRS收入程序，可以免除员工免税的固定和可变成本与开展业务相关。固定成本可能包括保险，许可证和注册费用，而可变成本包括燃料和维护费用。

FAVR是最准确的报销解决方案，因为它可以根据个人的本地成本和商业里程为每个移动员工提供定制的报销，每月可能会有所不同。

但是，准确记录所有固定和可变成本可能是复杂的管理 - 这就是为什么大多数雇主不使用它。

例如，许多雇主选择将较简单的平房车辆津贴作为“一刀切”的方法（例如每名雇员每月$ 500）。但这种方法并不能说明两次商务旅行是一样的，所以没有两个雇员应该报销相同的金额。每英里一英里的计划报销更公平，但仍不准确。

为什么IRS的标准里程是不是最好的选择？

大多数公司使用美国国税局的商业里程率来计算每个雇员应该支付的费用。但是IRS的汇率不是所需的报销率，因为它是基于在

以前的 年期间运行车辆的全国平均成本。 美国国税税率是使用前几年数据的时间点平均值，而不是实际报销率。员工可能会花费更多的旅费而不是报销，否则如果天然气价格下跌，他们可能会被过度报销，而且根据去年的数据，他们将不会进行任何调整。

大多数公司在平房车津贴与报销方面有什么错？

平安车津贴在报销不同地点的雇员方面是不公平的。例如，一名员工可能住在一个比另一位员工居住的下一个城镇的价格低12美分的地区。此外，商务旅行的固定成本，如汽车保险费和税金的价格，在不同地点有显着差异。

其他驾驶费用也有所不同。例如，汽车保险费由国家不同，从北卡罗来纳州夏洛特的825美元到密歇根州底特律的3美元。同样的二千一百万美元的轿车的税收在内华达州的成本为249美元，但在罗德岛州却可能花费高达189美元。每个州的维修成本都不尽相同，无论是在新泽西州平均为393美元，佛蒙特州只有270美元。向居住在不同地点的员工支付相同的费率，这些差异完全无视。

由于汽车津贴被视为赔偿金，所以对于支付FICA税（社保和医疗保险税）的雇主以及支付FICA和所得税的雇员也应征税。这意味着公司支付汽车补贴金额加上相关的FICA税费，而雇员收回汽车津贴金额，减去所得税及其FICA缴款。在FAVR的免税报销模式中，员工“带回家”正是雇主报销的金额。

公司在个人使用车队车辆方面犯了什么错误？

有些雇主确实允许员工使用公司拥有的车队作为个人驾驶的使用。但是，您会惊讶于有多少公司没有意识到这种个人使用对雇员应税。公司也没有一个好的方法来计算每个司机应该为这个应税利益收取的金额。

无论组织开车多少个人里程，机构通常只需要收取一笔平均数量来支付所有司机的个人使用费。这对于使用车队车辆非常多的个人使用的员工来说，这可能是一个巨大的货币优势。但是，在工作条件以外，严格驾驶车辆车辆的人员可以不经营地过度收费。

如果企业不能准确地报销员工，会发生什么？

由于商业驾驶费用不正确的报销工人每年花费许多公司数千美元（Motus计算的每年每名雇员约为3 000美元）。但是，与集体诉讼的费用相比，这是

没有999。近年来，工人成功地起诉雇主多达700万美元，以补偿不公平的报销做法。在加利福尼亚州，这些诉讼正在迅速成为规则，而不是例外，因为“加州劳工法”第2802条特别严格。 加利福尼亚州法典确保 “雇主应对其雇员因履行职责而直接因雇员承担的一切必要支出或损失而赔偿[无害]。 “

雇主通常将这一解释限于工作中使用的设备或工具的成本，但现在越来越多地用于里程报销案（Radio Shack and Toys”R“Us example））。 当准确收取雇员个人使用这些车辆时，车队计划也会面临一系列挑战。必须妥善记录公司车辆的个人使用情况，员工应征收个人使用费。报告不足的个人里程会使公司面临昂贵的国税局审计风险，并可能导致该公司错失退款。 可以帮助我的业务有哪些资源？

您的业务可以使用与新数字化工作场所相同的技术来跟踪其业务里程费用。以下是一些示例：

支持GPS的智能设备

收集和存储员工商务旅行信息

• 移动应用程序 自动化员工行驶里程跟踪，并准确地计算每个员工的确切业务，通勤和个人英里。
• 通过正确的移动应用程序和软件平台，您可以消除驾驶员的手动任务，从而提高生产力，降低成本并确保IRS合规性，同时深入了解驾驶行为和移动员工效率。