小企业工资核算分步指南

正确计算工资单可能是一个挑战，特别是当您是小企业主时。您的专长在于企业家精神 - 不一定要跟踪适用于每位员工的各种劳工税法。无论您是单身员工还是工作人员较多，建立准确可靠的工资单系统都能防止员工和企业出现严重问题。

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申请雇主识别号码（EIN）

您的EIN是专为您的企业分配的唯一号码，用于IRS目的。当向联邦和州政府机构报告有关您的员工的信息时，此数字标识您的业务。这些信息的例子包括代表他们支付的总收入和税款。您可能会听到EIN被称为表格SS-4或税号 - 这些与EIN相同。

直接通过IRS申请您的EIN。完成此交易的最方便的方法是通过在线应用程序。但是，传真和邮件也可以接受申请。

查看附加EIN要求的州和地方法规

尽管许多州和地区接受您的联邦EIN标识，但有些确实需要单独的数字来征税。例子包括纽约，马萨诸塞州和南卡罗来纳州。您可以通过访问相应州的小型企业网站来确定您所在的城市和/或州的规定。

<！了解独立承包商与员工之间的差异

无论您是雇用独立承包商还是员工，都会对收入，医疗保险，社会保障和失业税的支付方式产生重大影响，因此了解这一区别至关重要两者之间。

基本测试归结为以下三个问题：

雇主是否控制工作何时，何地以及如何完成？如果是这样的话，这个工人可能是一个雇员。

• 雇主是否控制工作的财务方面？例如，费用是否报销？雇主是否提供与工作相关的工具，例如电脑？如果是这样的话，这个工人可能是一个雇员。
• 关系是否持续进行，还是从事特定项目的工人，不期望继续工作？雇主是否向工人提供健康保险和带薪休假等福利？如果关系正在进行和/或如果提供福利，工人可能是一名雇员。
• 获得所需的员工表单

一旦您自己的文件顺利进行，您就可以雇佣员工了。务必在就业的前几天收集税款和薪资信息，以确保他们及时获得第一笔薪水。您不妨鼓励员工使用直接存款来加快付款。

每位员工必须填写联邦所得税扣缴表W-4，让您计算正确的扣缴税款。员工还必须填写I-9表格，以确认他们在美国合法工作。

选择您的付款期限

您拥有的工资期越少，完成工资单就越容易。但是，一些州要求员工按照一定的时间表付款，例如每周或每两周一次。如果您希望每周运行工资少于一次，请联系您的国家劳工部，以确定您的拟议薪酬期是否符合国家规定。

创建与工资相关的流程

在您能够发出准确的工资单之前，您需要一种跟踪员工工作时间的方法。有许多工具可用于此目的，从基本登录表到通过手机或计算机跟踪员工活动的平台。如果您打算提供付费休假时间，加班费和其他福利，也必须制定有偿休假政策。

另一方面，您必须有一个流程，以确保代表雇员向相关供应商和代理机构支付利益，税款和类似款项的扣除。

选择工资单平台

如果您计划在内部处理工资单，请确保您或您的簿记员对此任务的细微差别感到满意。有几个高品质的薪资平台可以使事情变得更容易。然而，大多数小型企业都喜欢外包的控制器服务，因为这些专业人员具有准确和及时的工资核算知识和经验。

产生您的工资单

一旦您或您的控制人员将雇员的个人信息输入到工资单系统中，您就可以制作出第一份工资单。使用您为小时（非豁免）工作人员提供的计时工具，输入或报告每个工作人员的小时数。受薪（豁免）工人不必报告他们的工作时间。他们每周支付相同的金额。

注：如果您在会计中进行工作成本计算，您仍然希望受薪员工跟踪其工作时间。这不会影响他们每周的工资，但是你会希望能够准确地分配时间来理解成本。考虑使用与总帐会计软件同步的时间跟踪程序来生成这些报告。许多人也将与您的工资单同步，因此您可以将其用于受薪和小时工的员工。

保留所需的记录

为了国税局的目的，必须保留某些与薪资有关的记录。作为一般规则，您必须为积极雇用的个人保留所有记录，无论其任期长短。在雇用终止后的一段时间内，必须保留许多记录。例如，就业税记录必须保留至少四年。具体说明可通过IRS获得。

计算和支付联邦和国家工资税

最后，您作为雇主负责缴纳工资税并生成某些报告。一般来说，报告每季度或每年一次。利用国税局和国家税务局提供的资源，以确保所有税费和报告得到适当处理。

准确的准时工资是您业务最重要的职责之一。首先，薪资错误是一个打乱员工的绝好办法。其次，税收错误可能导致重大罚款和处罚。仔细考虑如何处理您的工资单，以确保您避免最常见的陷阱。