不要让这些董事会会议记录错误！

所有州都要求公司采取会议纪要，所有州要求董事会会议纪要。但是，在会议纪要中包含什么以及如何采取这些分钟，没有具体的规则。您可以在几分钟内做出错误，从而使您的公司董事会的生活变得更加困难。为什么选择公司董事会会议纪要？

实际上有几个理由记录公司会议纪录。

会议记录的第一个也是最重要的原因是记录你决定的内容。我已经坐在船上，几个月前没有人记得董事会的决定。为您的业务写一些东西，

公司董事会会议记录的第二个理由是信托责任。董事会成员处于信任状态。他们正在对公司股东投入的资金做出决定，他们需要能够证明自己的行为明智，符合公司的利益，没有利益冲突。董事会会议记录有助于董事会证明他们真诚地行事，并避免对其行为负个人责任。

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第三个原因是为了税收目的。公司是与个人股东的独立实体。为确保您保持分离，董事会会议纪要提供记录。

如果没有他们，IRS或国家机构可以否定业务的税务状况。不显示的公司作为与业主分开的实体可能造成困难的税务情况。

企业在确保董事会成员履行职责和受到保护的情况下，争取长期无目的的董事会议，从而浪费会员时间，实现了平衡。

我们将在本文中讨论这一平衡。

现在我们已经讨论了召开会议纪要的原因，这里有一些企业所犯的错误，以及如何纠正这些错误的一些想法。

会议之前不创建和分发议程

公司在董事会会议上所犯的另一个大错误，并没有在会议前提出议事日程，也没有在会议前分发相关文件。议程应包括议程上每个项目的具体时间。具体的议程不仅使会议顺利进行，而且让董事会（以及任何阅读会议记录的人）了解每个项目在议程上的相对重要性。

这并不意味着如果重要和紧迫的事情不能出现在议程上，但项目可以通过投票方式加入议程。而这么紧急的事情应该由高管而不是董事会来处理。

缺少董事会的重要部分会议记录

董事会会议纪要的模板应包括：

会议的日期，时间和地点

• 分配给具体项目的开始和结束时间以及时间在议程上
• 什么类型的董事会会议 - 定期，特殊或年度（所有州要求公司举行年会）
• 谁出席了会议，注意到董事，客人和工作人员，哪些董事会成员不是当下。必须注意任何迟到或离开的人的姓名。
• 指定是否存在法定人数。法定公司通常要求法定人数进行任何投票。法定人数要求通常是会员的一半以上。 （对于一个九名成员的董事会，例如，五名成员必须出席法定人数）。
• 如果由委员会或其他人员提供演讲，请包括演讲者的姓名和职务。
• 会议记录太具体

可能最大的错误是要求有关讨论的详细信息（有时是参数）和过程。这些会议应该反映出决定的结果，而不是在讨论中说什么。假设你的董事会正在投票表决一个新的产品线。会议记录应该说：“动议添加新的香料线，议案借调并获得批准，并有不同意见。”如果该小组进行了讨论，您应该记录讨论的长度并对其进行总结，但不需要详细讨论讨论。

不完整的分钟

另一方面，有几分钟不足以提供信息，使成员摆脱困境。如果决定不一致，那么哪个董事会成员表示反对的记录，弃权（并注意到弃权是因为潜在的利益冲突）。

虽然你不必记录每次讨论的打击，或者说什么。但在会议记录中应该有足够的信息来反映讨论的精神。

董事会会议太长

没有人喜欢长时间的会议，但有一些方法可以缩短会议记录。您可能希望通过创建一个同意议程来节省董事会会议时间。基本上，这个议程是可以迅速处理的问题清单，无需讨论。该名单可能包括上次会议的会议记录，财务报告以及委员会或首席执行官的报告。

同意议程，报告和其他资料必须在会议前分发，以便会员有机会阅读。那么在会议上，同意议程是会议进程的一部分。任何董事会成员都可以就同意议程提出疑问或问题，但如果没有问题，可以一次性投票同意议案。

决策类型错误

公司董事会对总体政策作出决定。公司高管根据该政策对日常决策做出决定。有时董事会超越并试图做出最好留给管理层的决定。

不批准会议记录

在董事会会议的喧嚣中，忘记批准会议纪录是很诱人的。但重要的是确保会议记录正确地反映了会议的文字和精神。分钟被认为是“草稿”，直到获得批准。

不记录会议记录

所有麻烦之后，为了保持公司的良好时间，不要忘记将公司会议纪要保持在安全可及的位置。在密码保护的文件中设置在公司记录簿或“在云中”保留分钟的过程。

忘记承认公司秘书的作用

与公司会议纪要有关的大部分职责属于公司秘书的领域。作为一个好的企业秘书是一门艺术，这些人往往不够认可。经常对这个人说“谢谢”。

不包括律师作为董事会的顾问

本文中的信息不是提供税务或法律咨询，作者不是律师。无论您的公司是私人还是公开（有公开上市的股份），您应该有律师向您提供如何采取公司会议纪录，并参加重要的董事会会议，以确保您和董事会受到保护。