数字电脑文件管理技巧

跟踪你的电子文件在今天的“有线”世界中可能是一件很麻烦的事情。

除了在台式机，笔记本电脑或移动设备上本地存储文档之外，越来越多的企业正在使用云来进行基本业务应用和文件存储。 （参见为什么云计算是小型企业的理想选择和云计算的5个缺点。）

存储问题进一步复杂化是许多企业需要在员工之间共享文档 - 在办公室内，这通常通过使用文件服务器或网络连接存储设备（NAS）。

如果需要共享移动访问，则可以通过分配访问权限将文档存储在云中并共享。

组织是密钥

无论文档存储在何处，重要的是保持它们的组织和更新。电子文件管理的目标是确保您可以找到所需的内容，即使您在创建之后几年也在寻找。

大多数商务人士曾多次有一个客户来电尴尬的位置，无法快速找到有关的发票或其他重要的客户文件。同样令人讨厌的是在年底争吵，试图找到与会计师公司账户有关的文件，甚至是税务人员。

正确组织电子文件在共享环境中尤其重要 - 如果您的一位员工缺席（暂时或永久性的），您应该能够轻松找到由该人员创建或管理的任何文件。

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（请注意，不幸的离职员工潜在的数据问题可能是保护业务数据的另一个原因，请参阅“业务数据保护规则”。

这些文件管理技巧将帮助您保持文件的可访问性：

1。使用程序文件的默认安装文件夹。

安装应用程序时使用默认文件位置。

在Windows下，根据惯例，应用程序文件位于（驱动器号：） - >程序文件目录下。在其他地方安装应用程序是混乱和不必要

2。所有文件的一个地方将所有文档放在单个“根”文件夹下。对于Windows环境中的单个用户，默认位置是“我的文档”文件夹。

在文件共享环境中尝试执行相同操作 - 创建了单个根文件夹（例如，称为“共享文档”），并将所有文档存储在根文件夹中的子文件夹中。为所有文档设置单个位置可以更容易地查找内容并运行备份和归档。

3。在逻辑层次结构中创建文件夹。

这些是你电脑文件柜的抽屉，可以这么说。使用简单的语言来命名你的文件夹;你以后不想看这个文件夹列表，想知道什么是“TFK”，或是你发明的其他有趣的缩写。

4。文件夹内的文件夹。

根据需要在这些主文件夹内创建其他文件夹。例如，名为“发票”的文件夹可能包含名为“2013”​​，“2012”和“2011”的文件夹。为客户端命名的文件夹可能包含文件夹“customerdata”和“对应”。

目标是将每个文件放在一个文件夹中，而不是列出一堆孤立文件。

然而，不要创建复杂的，深层次的文件夹结构，如果可能，可以使用描述性文件名。

5。按照文件命名约定。

某些操作系统（如Unix）不允许使用文件或文件夹名称中的空格，因此如果您的计算环境是混合的，请避免使用这些空格 - 而是使用下划线作为分隔符（例如Doe_John_Proposal。doc。）其他字符，如/ ？ ：* | “^”在Windows下的文件或文件夹名称中也被禁止。

使用描述性文件名进行识别和检索，但不要超越 - 文件/路径名称具有不同操作系统之间的长度限制在Windows下，最大满量程文件的路径长度（例如驱动器号+文件夹名+文件名）为260个字符。

尽可能使用常用的缩写。

6。具体说明

给出文件逻辑，具体名称和包含日期如果可能，文件名的目的是为了能够告诉文件是什么，而不必打开它并查看文件，所以如果文件是一封给客户的信件，提醒他付款逾期，请将其称为喜欢“overdue_20120115”，而不是像“信”一样，你怎么知道这封信是不会打开的？

如果你通过电子邮件或便携式设备共享文件，你可能希望文件名包含更多的具体内容信息，因为文件夹信息共享文件不会包含该项。例如，如果您的文档位于My Documents Invoices 2014 Customers Doe_John_20140416中。 doc和文件共享或电子邮件，所有收件人将看到是Doe_John_20140416。文件，并且可能无法在不打开该文件的情况下告知该文件是客户发票。

7。文件随你去

提交文件的最佳时间是首次创建文档时。所以习惯使用“另存为”对话框来提交文件，并将其命名，将其放在正确的位置。

8。订购您的文件为方便您。

如果您有很多文件夹或文件，请强制将其重新命名为文件列表顶部的！或文件名开头的AA。

9。定期收集文件。

有时候，在上面的名为“发票”的文件夹的示例中，老旧的是显而易见的。如果没有，请清除旧文件，清理您的文件夹。

Do

not 删除业务相关文件，除非您绝对确定您将不再需要该文件。相反，在您的根文件夹的主文件夹中，创建一个名为“旧”或“非活动”的文件夹，当您遇到它们时将旧文件移动到其中。 10。定期备份文件。

无论您将文件复制到其他驱动器还是磁带上，重要的是设置并遵循常规备份方案。请参阅成功备份系统的3个步骤。

良好的档案管理能够找到您想要的东西

管理电子文件应成为您业务的整体文件管理策略的一部分。适当的文件管理计划应包括处理文件的所有方面，包括存储，检索，备份和安全性。

搜索功能是一件奇妙的事情，但它永远不会与直接到文件夹或文件的容易程度相匹配。如果您始终遵循这些文件管理技巧，即使您不知道在哪里，您知道应该在哪里 - 在找到您要查找的内容方面是一个巨大的优势。良好的文件管理实践可以节省您的业务时间和金钱。