场地想要确保大型活动没有妨碍，或者如果有搭便车，他们想确定这不是他们的错。考虑到这一点，他们创造了精心制作的活动协调员必须签署的宴会活动订单（BEO）。虽然如果BEO没有遵循这封信，可能很难提起诉讼，所有意图和目的都是合法的;当然，在签署之前应该仔细阅读。
<！ - 1 - >什么是宴会活动订单（BEO）？
几乎在酒店或特别活动设施计划的每个重大活动都需要宴会活动订单或BEO，这是一份概述活动每一个细节的合同。如果您是活动策划师，您将需要熟悉BEO，以便您能够确保所有细节都被正确覆盖。
协议通常在详细介绍食品和饮料，音频/视频，房间设置，包括桌面中心，人员需求以及与您的活动相关的所有其他项目的表格中列出。包含在BEO中的是您需要支付的费用清单。
该协议最有可能包括在子标题下的信息“阻止”，例如联系信息，时间表，食品和饮料安排，房间设置，视听，条款和条件以及签名块。
<！ - 3 - >阅读宴会活动订单
虽然很明显，您需要阅读BEO并同意协议中概述的条款，但请务必阅读精美的照片。
确保您完全了解您同意的内容，包括所有费用。
检查BEO的一般部分中是否列出了以下内容：
- 现场联系人的信息，包括手机号码
- 使用活动当天的空间（双重检查以确保所提及的空格是您实际参观的空间）
- 设置，开始和结束时间事件
- 预期的客人总数
食品和饮料安排
BEO的一部分将被投入使用到食品和饮料的安排。您想确保本节详细介绍以下内容：
- 整个菜单，包括所有课程
- 自助餐中的每个项目，以及每个车站将如何设置和定位在房间内
- 场地的场地旨在满足有特殊饮食关注的客人的需求（如无麸质或素食饮食）
- 服务时间
- 服务特别项目，如餐桌上的酒和起泡水
- 细目所有食品价格
- 酒吧，酒精和啤酒品牌在酒吧可用的详细列表
房间设置
BEO应具体概述整个房间的设置。这包括：
- 桌子的放置
- 每张桌子的座位数量
- 食物站的位置
- 娱乐场所的位置（以及适当的娱乐场所的住宿细节，包括设备的储存，食物的存取和喝酒，换空间等）
- bar / s的位置
一些BEO甚至可以包括设置的房间的图表。
视听和外部供应商
视听安排有时会出现在BEO上，但由于许多场地向第三方签署了/ v服务，所以可能会有一个单独的合同。
如果它包含在BEO中，请确保在签署合同之前确定所有详细信息。
条款和条件
所有合同（包括BEO）都必须遵守条款和条件。确保您在签署文档之前了解所有条款和条件。例如，取消协议的协议条款是什么？如果客人滑倒，会如何解决争议？
在签署之前，请咨询设施经理的任何问题，并向客户确认详细信息。一旦你签署了BEO，这是一个有约束力的合同。