您的小型企业的良好办公室管理

混乱和混乱令人兴奋，但对业务来说也是不利的。如果你喜欢，想像它是一个公式：混乱增加等于利润下降。答案？良好的办公室管理以下是如何使用良好的办公室管理来控制小企业的混乱：

1。建立办公室管理程序并坚持下去。

如果您想保持有组织的状态并保持运行顺畅，日常任务需要常规程序。

设置用于处理文书工作和办公系统的例程。例如，如果可能，进入你办公室的每一张纸都应该被处理一次，采取行动和提交 - 不要随意地堆放在桌子上。同样地，电子邮件的数字通信应该被优先考虑，如果可能的话应该立即采取行动，或者标记为将来的行动。

办公系统，包括台式机，笔记本电脑，文件服务器，多功能打印机和移动设备，都需要管理和应急程序。当系统崩溃或与计算机相关的设备故障时，您办公室中的每个人都需要知道谁打电话和不做什么（例如尝试自己解决问题）。了解保护关键业务数据的3个步骤。

2。明确界定责任。

良好的办公室管理取决于知道谁负责什么的人 - 这些人是谁负责谁完成任务。

会发生什么，例如，如果您的小企业的采购是由谁做的？当您需要时可以找到打印机纸张吗？负责订购所有设备和用品的人员解决问题，保持事情顺利进行。雇员通过电子邮件向指定人员发送任何用品请求，或在可以添加所需内容的显眼位置发布手写列表。

与（计算机）系统管理相同。您需要一个人负责计算机系统的安全性，并跟踪帐户，密码和软件等内容。使用基于云的系统进行办公应用，会计软件和数据存储是小型企业的理想解决方案，但您仍然需要有一个被信任的人员分配执行管理任务，如添加/删除用户，分配权限等。 > 3。保存记录 - 并更新业务记录。

保持记录听起来像是办公室管理最简单的部分 - 直到您考虑到需要保留这些记录的访问和更新。但是，成为一名优秀办公室经理的第一条规则将有助于您抓住这一点;使更新记录成为办公室例程。例如，当您获得新的客户或客户时，只需要一点时间将其输入您的联系人数据库。那么在通过电话与他交谈之后，只需要一两个时间更新记录。

（请注意，大多数司法管辖区都有隐私法案来规范客户信息的处理。）

4。走过你的办公室，坐下来。你的办公室是空间管理或空间管理不善的例子吗？

当您走过办公室时，您是否必须绕过障碍物绕行，或冒着绊倒的风险？

当你坐在桌子上时，你实际上可以在那里工作吗？事物是否经过逻辑排列，以至于桌上最常用的东西最接近手？

现在有很多事情挤在了办公室，从打印机架到文件柜。对于良好的办公室管理，您需要确保办公室内的所有物品都能以最大的效率进行排列，同时最大程度地提高安全性。小型或家庭办公设计的基础知识提供安全满足办公空间的电源，照明和通风需求的提示。

5。安排繁琐的工作。

推迟你不喜欢做的事情太容易了，大多数商人都不喜欢提交，发货和接收或记帐等任务，甚至办公室经理。

不幸的是，像厨房一样的办公室，如果没有做家务，就不能正常工作。

如果您是小企业主，无法将任何您认为无聊或不愉快的工作分配给别人，请强制自己定期通过安排每周的时间进行。例如上午或下午，花点时间拨打电话，返回非优先电子邮件查询，社交媒体发布，赶上会计记录或更新记录。

6。代表和外包。

在一个完美的世界中，每个人都只会做他或她有时间做的事，做得很好。由于世界并不完美，相反，很多人都在做事情，他们没有时间或才能做得很好。

代表和外包不仅可以改善您的小企业办公室管理，还可以让您专注于您的才能，从而提高您的收益。兼职或虚拟助理可能能够处理您的许多办公室或管理任务。有关委托的更多信息，请参阅决定委托。

7。使业务计划成为优先事项。

许多小企业主花费时间做出反应，然后想知道为什么他们似乎在旋转轮子。业务规划是良好办公室管理的重要组成部分，需要成为您常规办公室管理程序的一部分。

成功的小型企业主每周都会花时间进行商业规划，许多企业将日常业务规划会议作为目标设定和增长的工具。

此业务规划指南是让您的业务规划工作正在进行中的一个好主意;它为您的小企业规划了一个业务规划框架，并通过制定企业目标的规则，为所有内容提供资源。

如果你有工作人员，请参与正式或非正式的业务规划。

你会爱上差异

不要让混乱干扰做生意。一旦你开始应用这七个良好的办公室管理原则，你会惊讶于办公室管理的差异，以及你做的更多的业务。

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