如何节省来电时间 - 电话提示

呼入电话可能会消耗大量时间，并将您从其他任务中解脱出来，从而严重降低您的工作效率。但正如处理打出电话的方法可以改善您的时间管理一样，您可以通过多种方式处理呼入电话，以减少您在电话上说话的时间 - 而不会对被呼叫的人无礼您。这些电话答录技巧将有所帮助。

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来电呼叫

的电话提示1）用正确的商务电话问候语接听您的电话。

例如，当回答电话时说一些诸如“赛普拉斯技术公司，苏珊说，我该怎么帮你？”这不仅可以让来电者知道他们已经达成了业务，而且还有责任回答这个问题，节省了诸如“这是赛普拉斯技术公司？”这样的探索性问题的时间，还有闲聊。

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2）当你说话的时候思考和优先考虑。

现在或以后最好处理电话？许多企业收到的电话都是很容易回答的快速查询，例如“您打开多晚了？但其他则涉及更复杂，更耗时的答案。如果是这种情况，请告诉主叫方，询问何时打电话给她讨论。 3）使用诸如释义和总结的技术来保持电话正常运行。

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如果你正在和某个想要聊天的人说话，可以这样说：“所以我听到你说的是…”或者“所以关键点是……“或者”是（插入摘要）你正在说的是什么？“与拒绝聊天的人很难聊天。 4）养成关闭每个入站电话的习惯，并总结您和主叫方已经同意采取的任何行动。

虽然这在大多数情况下只需要几秒钟，但通过避免错误和需要仔细检查，可以为您节省大量时间。例如，在你与客户安排会议的谈话之后，你可能会说：“好。

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我会在你的办公室与你见面（插入位置），明天上午10点，我们将一起检查样品。“

5）留下所有电话的留言板和书写工具，以便在通话过程中记下详细信息。

这不仅是当时良好的时间管理，有助于保持您专注于呼叫，而是帮助您在以后找到和/或查看特定对话的详细信息。

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6）给你的客户和客户的电子邮件选项。

如果他们知道您的电子邮件地址是什么，他们中的许多人将使用电子邮件与您联系，而不是打电话。确保公司的电子邮件地址在您的名片和网站上突出显示，如果有的话。如果您有他们的电子邮件地址，请将电子邮件发送给您当前的客户和客户，提及电子邮件选项并将其作为改善沟通的方式。

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7）使用技术来管理您接听电话的时间。

至少，您的企业应该有一个应答机和语音邮件。用适当的业务脚本来设置它们，当你不在办公室或者需要不间断地工作时，用它们为你回答电话。然后安排时间每天接听这些电话信息。

在时间管理方面，通过将电话分组在一起，您将获得宝贵的时间。 8）如果你正在经营一个家庭式企业，可以另外拨打商业电话或者电话。

您需要有自己的“仅限商务”应答机和/或语音邮件的第二个“仅限商务”电话。这不仅更专业，而且还可以节省您通过邮件进行沟通并确定哪些与业务相关的时间。 9）最好让一个人接电话。自动交互式语音应答（IVR）系统是一个真正的关闭系统，当人们不愿意留言或回电时，就会使您的业务受到影响。如果接听来电时间过长，请考虑聘请接待员或专业的接听服务人员为您接听电话。让别人去做的成本可能会被生产率的提高和更好的销售所抵消。 10）保留手机上发布的常见问题（和答案）的书面脚本。

如果您不必在接听电话时搜索答案或思考如何回答特定请求，就可以节省您和员工的时间。

电话提示摘要

请记住，电话应该是一个商业工具，而不是一个侵入性的时间浪费，规定你的工作日。根据这些时间管理技巧处理入站电话将帮助您更好地管理时间，提高工作效率，并将您的电话放回原处 - 帮助您运行业务而不是运行您。