如何撰写投标请求或RFP

有关提案的请求（有时称为RFP或RFQ）为“报价请求”，是公司在购买产品时要发布的文件，并希望将其规格提供给上市。通常情况下，几家公司将对工作或工作进行投标，并且会邀请更具竞争力的价格。但是，如果您没有正确准备RFP，您的努力可能会产生浪费您的时间的投标，或者更糟的是，没有出价。

这是如何去做最好的成功。

难度： 平均

需要时间： 通常需要几天

以下是如何：

1. 做功课： 找出你需要的，你想要什么，以及什么在您开始编写RFP之前是可能的。如果您从未每月销售超过25个，那么请勿发出一个可以每小时生产1,500个小部件的机器的RFP。当一名信使通过交通工具，就像一辆自行车一样快，没有必要为飞行车发出RFP。
2. 区分您的需求与需求： 如果您想要在工地上购买可在总部和货车之间传输照片的应用程序，则可以指定每秒需要的图像数量，最大尺寸您需要的图像和必要的分辨率。当然，这些图像的颜色可能很好，但真的有必要吗？如果你真的需要一些特定的，请使用“will”，“shall”和“must”等词。这表明这些是要求。仅仅是“想要”的规范应该用“可能”，“可以”和“可选”这个词来标识。

1. 决定优胜者将如何看待 ：您对RFP的回应提案将有所不同。每个回应公司将有不同的优缺点。有些会专注于最低成本。其他人将以最好的质量进行装备。还有其他人将提供一个完整的功能集。决定你正在寻找什么 - 最低的成本，最快的交付或两者的一些组合。

1. 组织文件 ：你所做的任何事情都应该给予很多想法，并应该组织起来。大纲是开始的好地方。至少，您将需要有关介绍，要求，选择标准，时间表和流程的部分。许多这些部分将有子部分。
2. 撰写简介 ：这是您向潜在投标人解释为什么要发布RFP以及希望实现的目标。导言还可能包括其他部分的要点摘要，包括到期日。为图像传输系统引入RFP可能会读取如下内容：“XYZ公司要求提供一个高度可靠，易于使用的系统，能够将主要图像传输到大都会地区的任何地方。响应招标必须在2007年3月5日星期一上午8点（PST）收到。“
3. 解释要求 ：这部分是最重要的，通常需要最多的时间，你必须指定要传输的图像的大小和清晰度以及必要的速度具体而言，不要告诉投标人您希望如何完成工作，除非这是必不可少的，否则您可能希望通过系统将这一部分分解为子部分示例：a）图像尺寸和质量b）传输（其可以包括期望的速度和使传输安全的任何要求）和c）期望的选项（其中可以将颜色列为期望的选项）。
4. 选择标准< ：这里是你告诉投标人你如何选择中标的地方，你可以透露你所喜欢的多少，最好包括一个句子，如“中标者，如果有的话，会是仅由XYZ公司的判断选定。“一些政府的RFP是非常多的关于选择标准，但大多数商业RFP不太精确。您可能需要创建一个电子表格，为每个类别的每个出价确定一定范围的积分，然后让一个团队从具有前三名成绩的团队中选出“最佳”出价。 时间线
5. ：本节介绍想要对您的RFP出价的公司，他们必须采取多快行动，以及预计进行多长时间。在设定期限时合理。不要求复杂系统的建议，然后给投标人几天的时间来回应。如果您的RFP很大，如果您想要的购买是复杂的，或者您需要更详细的回复，请准备更长的时间准备投标。这也是您可以告诉投标人评估过程需要多长时间，如果成功通知他们，以及他们必须交付多久。 流程：
6. 使用本节说明流程如何工作，从发送RFP到授予合同并开始工作。此部分可能会说，“出价将在上述步骤8中指定的日期到期，所有出价将被审查，以确保他们符合所有要求并做出回应。所有响应出价将在X类别中得分（您可以将类别命名为您希望），提案小组将评估前三名出价，以选择中标人和替补人员，中标人的谈判预计将在两周内导致合同授予。“ 决定如何发送RFP
7. ：大多数RFP被邮寄出去，但不一定是。您可以通过电子邮件发送RFP，也可以在公司网站上发布。请务必指定出价者应使用的名称或号码来识别他们正在响应的RFP。 确定谁将收到RFP：
8. 您可能已经确定了您要购买的供应商。您的公司甚至可以列出可接受的供应商。如果没有，您可以通过专业网络找到可能的供应商，通过在线搜索或通过询问其他材料的受信供应商的建议。不要将您的RFP收到的列表仅限于“大型”公司或“已建立”供应商。您可能会从通常更有兴趣赢得业务的小型供应商那里找到更好的想法，甚至更好的定价。 发送RFP。