视频: 经商简介 4: 折旧 2016 2024
QuickBooks是强大的会计软件，可为您公司的书籍的财务状况提供强有力的报告和见解。当然，这取决于必须以完整的准确性输入数据的重要前提，以确保帐户正确相加。输入错误，四舍五入的错误和不完整的分类帐都可能导致帐户错误地添加，从而降低了QuickBooks语句的准确性。
如果您的图书不协调，您应该明白，Intuit包含一套工具，可帮助业主找到会计错误的来源并有效解决。立即修复这些问题可以帮助确保您的图书准确和最新，您的报告可以信任。
1。执行审判余额
为了使您的资产负债表准确，您报告的资产总额必须等于总负债加上总股本。当这些帐户不能达到完全相同的价值时，它们被认为是不平衡的会计目的。 QuickBooks可以立即反馈您的账户是否通过运行试算表进行平衡，从而可以快速概览任何具有正或负余额的账户的净值。为了试用余额，余额为零的任何账户都将被忽略。 QuickBooks试算表的输出可以简化识别哪些帐户可能出现错误。
查看此信息后，记下您认为可能有问题的每个帐户以及该帐户看起来不准确的金额。
2。导出数据
使用您的试算表中的信息，确定您认为可能需要清理的帐户列表。在QuickBooks窗口的顶部，单击文件 - >实用程序 - >导出 - > IIF文件列表。
这应该打开一个名为“导出”的窗口和一个复选框列表。勾选列表顶部的“会计科目表”复选框。选择此项后，单击窗口右侧的“确定”。然后QuickBooks将创建和导出可以在Microsoft Excel中打开的IIF文件。通过将其另存为XLS来备份此文件通常是一个好主意。将IIF转换为XLS文件也将防止格式化或受保护模式的潜在问题。
3。识别有问题的帐户
上一步中创建的文件可用于查看您在第一步中确定的每个帐户的分类帐。首先删除数据集中的前两行，使信息更容易管理和排序。看看B和F列，分别包含你的书中每笔交易的名称和金额。为了使此数据更有用，请将列F中的项目从低到高排序。通过滚动浏览排序的事务列表或简单地使用Excel的搜索功能，尝试找到您在第一步中标识为不准确的值。如果找到其中一个值，请确保通过返回到QuickBooks并在帐户图表上运行QuickReport来检查您的工作。
4。使用重建数据实用程序
在识别出有问题的事务时，现在可以继续修复损坏的资产负债表，以确保更高的未来报告的准确性。在许多情况下，修复资产负债表的最简单的方法是使用QuickBooks附带的重建数据实用程序。该功能旨在通过与一般资产负债表中的数据进行比较，自动查找和维护帐户中的故障交易。您可以通过单击文件 - >实用程序 - >重建数据来运行重建数据实用程序。如果您确定了具体问题，您还可以通过进入QuickBooks分类帐手动修复故障交易。但是，请确保您检查您的工作，以防止引入一个可能会使当前问题出现的新错误。
5。防止未来的问题
虽然重建数据实用程序和手动审查通常可以发现不平衡的书籍的来源，但在极少数情况下，发现问题本身可能是一个漫长而令人沮丧的过程。
具有广泛书籍的企业主可能需要查看数以千计的交易来查找可能有错误的一个或多个条目。因此，重要的是制定策略来防止书籍在未来再次失衡。您应该首先检查您的分类帐输入流程，以确保您和您的员工以正确的方式向总帐添加交易。例如，许多不是会计师的人往往会混淆借记和贷记。考虑投资于培训或与专业簿记员合作，如果您发现自己浪费宝贵的时间，以便日常调节帐目。