如何准备W-2工资和税务报表

什么是W-2表格？

W-2表格包括上一个日历年度支付的雇员工资和扣除这些工资的信息，以及有关福利的信息以及工资的其他扣除额。

W-2表格何时到期？

W-2s是由员工 到1月底前的上一个日历年。如果1月31日是周末或假期，报告将在下一个工作日到期。以下是本年度的 关键年度工资核算报税截止日期。

<！ - 1 - >

W-2表格是由社会保障局 到1月31日。在向员工提供W-2表格后，您还必须提交这些表格以及转交表格W -3，给社会保障局（SSA）。

1月份的最后期限是企图遏制税务欺诈，但这意味着您应该在1月初向员工提供W-2表格，所以他们有机会在提交之前查看。向员工提前分发将减少W-2表单中的错误，因此您不必提交更正的W-2。

收集信息以准备W-2表格

此表格的信息来自您的工资单，其中显示每个员工的工资和预扣款的年初总额以及扣除额用于医疗计划，健康储蓄账户和其他项目。

以下是有关准备这些W-2表单所需信息的更多详细信息。

难度： 平均

<！ - 3 - >

所需时间： 取决于员工数量和扣除额和额外付款数量

以下是如何准备表格W-2

雇主信息
对于每个W- 2准备，您将需要包括您的业务信息：雇主身份证号码（EIN）和雇主的姓名和地址。

控制编号
如果您要支付很多员工，您可能需要在每个W-2上添加一个内部控制编号。您可以自己生成号码，或者您的工资核算准备软件可能会生成此号码。

员工收入 您还需要

• 总工资，技巧和其他补偿（方框1）。这是所有小时工和受薪雇员的总薪酬。
• 扣缴总金额（方框2）
• 社会保障总额（社会保障金额最高）（框3）。有些工资不包括在社会保障工资中，所以你需要减少这些金额。
• 社会保障税总额扣除（方框4）
• 医疗保险总额和技巧总额（与总工资相同）（方框5）
• 医疗保险税扣缴（附表6）。这个数额包括高薪雇员额外的医疗保险税。
• 社会保障提示（方框7）和分配的提示（方框8）

1. 接下来，您将需要有关员工和总工资以及去年每名员工预扣税的信息：

2. 其他付款。 您可能已经向雇员支付了预付款EIC付款（获得的收入信用）（方框9）和依赖照顾福利（方框10）。

3. 关于退休计划参与的信息，法定雇员
   在每个W-2上，如果雇员参加退休计划（方框13）或非合格计划（方框11），则必须检查相应的方框，如果雇员是法定雇员（方框13），或雇员收到第三方生病费（方框13.

4. 方框12
   方框12用于其他赔偿或报告的金额，可以进入1-4箱对于方框12的一些最常见的信息：

   • 未收集的社会保障，RRTA（铁路退休）或医疗保险税，提示或群体人寿保险
   • 选择延期至401（k），403（b），和其他合格的退休计划
   • 非应税生活费用
   • 黄金降落伞付款
   • 不包括报销移动费用
   • 对医疗储蓄账户或健康储蓄账户的捐款
   • 非法定雇员股票期权
   • 根据401（k）或403（b）计划指定的Roth捐款
   • 雇主资助的健康保险费用，使用代码DD， 根据“实惠护理法案”的报告要求 方框14

5. 方框14中的条目是用于其他扣除或补偿，必须向雇员披露其报税表。例如
   税后养老金

   • 自动报销
   • 加利福尼亚州，纽约州，新泽西州和华盛顿州的特别税
   • 从员工工资中扣除的慈善捐款
   • 健康保险和附带福利扣除额 >统一扣除（制服成本）
   • 联盟扣除扣除
   • 不可抵扣收入
   • 车费（包括在车内的车辆租赁价值的100％，包括在方框1的工资中）
   • 也是您从员工扣除的“其他不在名单”项目的方框
   • 州和地方信息
   • 在本节中，您将输入有关州和地方工资和预扣税的信息。输入：

6. 请注意，表单上有两个州和两个地方的空间。如果有人在一年内在两个以上的州或地区工作，则使用第二个W-2来包括附加信息。
   您的双字状态代码和您的企业的国家税号（与您所在州的收入部门核对）（方框15）

   国家工资（方框16）

   • 扣缴国家所得税（方框17）< 本地工资（方框18）
   • 扣缴地方所得税（方框19）
   • 地点名称（方框20）
   • 检查准确性
   • 花时间确定您提供的信息对员工（最终到社会保障局和国税局）是准确的。检查您的工资记录总计一年，并运行W-3，以确保您提交的所有信息的准确性。
   • 预印表格

7. 如果您打印自己的W-2表格，您可以从以下几个来源获得：
   W-2是一个多部分的形式。以下是此表格的页面：

8. IRS表单订单网站（需要7-15天）
   在线表单供应商或办公室供应商店。

   复制A转到社会保障局。复印A通常印在红色表格上。

   • 复制1用于城市，州或地区
   • 复制B用于提交员工的联邦纳税申报单
   • 复印件C是针对雇员的记录
   • 复印件2是另一个城市的另一份副本，或地点
   • 复制D是雇主的记录。
   • 打印W-2s
   • 打印表单，检查它们是否与预先打印的格式一致。分配W-2s
   • 给员工：副本B，C，1和2

9. 到社会保障局 - 复制A. SSA要求您从每个员工的W-2发送副本A ，连同W-3表格，截至2月底。保留副本D作为记录。
   仍然对W-2表格感到困惑

10. 关于2011年的问题的答案W-2表格

    • 准备表格W-2
    • 的提示您的企业的州税号码不是您的州销售税号。许多州使用联邦税号（EIN），并在数量上添加数字。请向国家财政部门查询有关信息。提取收入。
    • 雇员小费收入须缴纳社会保障税和医疗保险税，包括额外的医疗保险税。

11. 方框12 - 超过4项 如果方框12有4项以上，则需要将附加项放在第二个W-2上。但不包括雇员的工资，并扣除这一额外的W-2。

W-3，

1. 以及所有员工W-2表格中的副本A，均由社会保障局在1月31日之前完成。当您完成W-3并拥有所有W-2表格，尽快发送给员工，所以他们有机会审查表格。如果他们发现错误，您可以在1月31日之前将合并报告发送到SSA之前进行修复。
2. 免责声明 此“如何”中提供的信息用于一般目的，以帮助您收集信息需要准备和打印W-2表格。它不是要征税意见，绝对不会这样做的信息是全面的，或者告诉你W-2表格中必须包含的所有信息。请咨询您的税务顾问，了解您的具体情况。
3. 返回
   申报年底工资及税务报告