视频: 数字在线时间记录/服务输入 - TimeStatement 2024
如果您花时间列出所需要做的任务，以管理您的业务，然后根据您喜欢做什么来订购它们，费用记录管理将在哪里在？二百七十还是甚至更低？
但是，尽管我们大多数人绝对认为企业档案管理是做工作，倾向于把重点放在优先事项上，但良好的档案管理不仅能使我们的工作生活更轻松，而且可以在税收时刻给予我们真正的压力。
以下是可以使记录管理变得简单：
1。保持您的业务和个人费用分开。听起来很简单，不是吗？但是，这是记录管理的一部分，可以让大多数人进行旅行。例如，如果你把一个潜在的客户带到一个高尔夫球场，那是个人费用还是一个营业费用呢？ （答案是个人的，因为绿色费用不是可扣除的营业费用。）您在个人和商业上使用的车辆是另一个常年问题。您需要知道什么是合法的业务费用，什么不符合，并确保您的业务记录准确反映这一点（请参阅我可以索赔哪些业务费用）。
许多商人认为“列表”足以用于记录管理的错误。例如，他们在信用卡账单上列出了一些采购清单，并认为在将这些采购称为业务费用方面，这一点已经足够好了。
不幸的是，CRA（加拿大税务局）要求更高。通常发出发票或收据时，他们不接受信用卡对账单或取消支票作为支出的充足文件。请参阅我可以在没有收据的情况下申报营业费用。 IRS更宽容，如果没有收据，一般会接受信用卡对账单和取消支票作为费用证明。
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始终收到 的收据。习惯于在购买时要求收据 - 无论多么小。小费用也加起来，您需要有关您的业务记录的文档。 b）
如有必要，标记您的收据 。除了购买物品的日期和费用多少外，还有一些商家没有任何东西，那么当您盯着收据试图找出什么样的东西时，这并不是很有帮助所涉及的项目是哪个商业费用类别。 收到收据时，请查看收据，并写出缺少/相关信息，例如收据和费用类别。有关如何使收据更容易保存的更多信息，请参阅4个处理收据的提示。
3。为您的业务获取单独的银行帐户 - 并使用它。
虽然商业银行帐户的费用与个人账户相比是非常高的，但商业银行帐户绝对需要良好的业务记录管理。商业银行帐户可以帮助您将业务和个人费用分开。您将所有的业务收入存入企业帐户，并从业务帐户中提取业务相关费用或付款。
你应该得到什么样的商业银行账户？一个会员帐户 - 最好是提供月度报表，并将您已取消的支票退还给您。
业务检查有助于使您的记录管理变得容易，因为您可以使用每张支票前面的备忘录来记录费用的业务目的。
4。使用单独的信用卡进行营业费用。
将您的个人信用卡用于商业目的将迅速将您丢入记录管理泥。。商业信用卡通过帮助您将个人和业务费用分开来大大简化了您的业务记录管理。 （这也有助于使您的业务看起来更专业。）
5。保持商务旅行的里程日志。
如果您将任何车辆用于商业目的，里程记录将成为记录管理的重要帮助。
注意年初里程表上的里程（或公里）读数，然后在每次将车辆用于商业目的时按日期输入里程。保持您的里程登录在您的车辆的手套箱将使这很容易。如果您有多台用于商业用途的车辆，请保留每个车辆的里程。参见：机动车费用（加拿大所得税）。
6。将您所有的商业记录保存在一个特定的税收年份，并在一个地方。
在会计或准备税务时，将您的业务记录分散在整个地方是一个实时的浪费，并且在会计年度组织您的业务记录管理系统将使您更容易找到所需的业务记录当你需要它们
需要帮助设置文件系统？请参阅掌握您的申请系统的技巧。
7。保持您的业务记录正确的时间长度。
由于某种原因，您需要多长时间才能保留业务记录似乎有很多困惑。为了税收目的，“如果您按时提交退货，请在与其相关的纳税年度结束后保留至少六年的记录”（CRA）。这六年的时间从上次使用业务记录开始，而不是从交易发生的时间开始。有关保留CRA业务记录的更多信息，请参阅我要保留我的业务记录多长时间。
对于美国纳税申报表，“从您提交原始退货之日起
3年 保留记录，或从您支付税款之日起 2年 ，以较晚者为准，如果在您提交退货后，您会提出信用证或退款申请。如果您向无价值证券或坏账扣除提出索赔，则保留 7年 的记录“（IRS）。 8。会计软件简单易用
由于易于使用，来自移动设备的可访问性以及低成本的今天的基于云的小型企业会计软件包可以大大简化记录管理（参见6使用小型企业会计软件的优势）。每月约10美元的软件供应商，如FreshBooks和Zoho提供基本启动适合自由职业者和独资企业的包装，包括发票，费用跟踪和简单的报告。想想能够直接从智能手机发送发票的优点，拍摄与客户和记录的午餐收据它作为一项费用，或跟踪计费时间与内置计时器。
您可以做的八件事情，使您的记录管理变得简单并不困难。像许多管理业务相关运行一个他们只需要建立良好的习惯和坚持。但是，如果您现在应用这些规则并进行跟踪，那么下一个纳税时间将会有很大差异，您的会计将在一年之后更容易。
另见：
7种控制小企业混乱的方法
不要追踪你的时间;管理它！