申请人跟踪系统评估工具包

找到符合组织所有需求的正确的申请人跟踪系统可能是一个压倒性的任务。在考虑申请人跟踪系统以及如何比较每个解决方案时，即使知道从哪里开始也是一个挑战。

您将在申请人跟踪系统评估过程中找到需要调查的重要领域，问题和回答分析。该信息将指导您的公司搜索适当的申请人跟踪系统以满足您的需求。

识别申请人跟踪系统决策者

在开始任何申请人跟踪系统评估过程之前，公司必须在内部进行组织。在准备评估申请人跟踪系统时，必须形成利益相关方的合作，并给予决策者时间来做出明智的决定。

您的选拔委员会应准备评估每个申请人跟踪系统供应商的优缺点。选拔委员会应包括这些成员。

• 选拔执行人员：通常是高级副总裁（SVP）或人力资源副总裁（副总裁），可以授权其他委员会成员明确的指示和愿景。该人员还应有能力向投资者投资回报率（ROI）解释供应商选择。
• 选拔经理：这个人必须充分了解招聘流程和公司的痛点，以便创建正确的搜索和选择策略。
• 委员会成员：为确保用户的声音得到表彰，并将成功采用所选解决方案。
• 委员会贡献者：这些是其他部门的成员，为申请人跟踪系统选择过程提供额外的投入。具有财务专长的人员可以对供应商的财务稳定性进行投入，或者比较每个申请人跟踪系统与项目预算相关的总成本。 IT参与者可以向委员会成员介绍供应商申请人跟踪系统的技术能力，并帮助将每个解决方案与当前系统进行比较。
  委员会成员应该是能够认识到技术工具，流程优化和客户服务价值的人，因为它涉及到企业的人才管理愿景。

记录您目前的招聘流程

组织您的申请人跟踪系统选择委员会后，您的第一项任务是创建一个跟踪员工申请流程，招聘流程以及招聘经理角色的文件，招聘人员和候选人完成聘用。那么你的委员会应该讨论为什么每一步都是必要的，如果被淘汰，会发生什么。简化您的招聘流程，确保每一步都真正增加价值，并帮助您制作优质员工。这将使您的委员会将您的招聘流程的需求与每个申请人跟踪系统的功能进行比较。这次评估是一次很好的机会，可以了解招聘过程中的最佳做法，并审查和优化您当前的招聘流程。

确定您的申请人跟踪系统的要求

现在您已经清楚地确定了公司的招聘流程，您的委员会已准备好确定您的公司对申请人跟踪系统的要求。请记住，您希望对以下问题有一个明确的答案：

您为什么要购买这个申请人跟踪系统？您现在的招聘流程是否符合公司目标？

• 考虑到这些问题将有助于您的委员会采取强有力的方式购买申请人跟踪解决方案。为了让申请人跟踪系统，您选择与投资回报率有很强的联系，您的委员会必须在申请人跟踪系统中创建明确的期望。
• 您的申请人跟踪系统应该在招聘人员和招聘经理之间建立更好的关系，简化申请创建和审批流程，提高雇用质量。您的申请人跟踪系统应通过自动化来简化人力资源专业人员的招聘工作，创造更有效率和更具成本效益的招聘流程。这是解决人力资源普遍挑战的最佳时机，例如：

大量简历，没有有效的接受，审查和管理方式。

大量的就业机会与繁琐的内部沟通。

• 无法快速访问信息，并报告所有招聘指标。
• 由于随意储存简历而失去合格申请人。
• 各分支机构和本地或国外部门之间的招聘工作重复。
• 使用本土技术的IT维护和支持费用过多。
• EEO-OFCCP合规性数据的无效跟踪。
• 为了技术升级和增强而努力获得IT的关注。此外，请借此机会考虑新流程和技术的改进价值，例如：
• 避免使用不同的模块，
• 改进沟通和

来解决全球性问题。为了保持这种可管理性，您需要确定必要的“必须”，以消除不合格的供应商。例如，作为一个根本因素，您的委员会可能会决定您只会考虑提供基于Web的解决方案而不是已安装系统的供应商，因为托管解决方案可以消除IT团队的任何负担。

• 确定您的申请人跟踪系统的要求
• 确定明确的业务目标将连接您的优先级与您的要求。您的委员会必须保持专注于其初始系统要求。委员会必须避免被不符合贵公司优先事项的制度因素分散注意力。您已经认识到在形成自己的目标时要考虑的重要业务目标和关键要求。
• 申请人跟踪系统中要考虑的关键要求

流程效率：集中流程可以改进各种任务，包括但不限于工作申请，跟踪，管理员工转介和转移计划。

允许候选人快速轻松地向组织申请工资和小时工，而不经过多页问题。

可以方便大量招聘，同时保持成本效益。

高度可配置，可扩展的解决方案，可以配置我们独特的招聘管理流程，并能够满足我们不断变化的需求，随着组织的发展或流程的变化。

• 改进的报告功能：许多组织面临挑战，决定他们在供应商，采购和比较指标方面的总支出。通过单一来源进行协调可以准确集中报告。
• 允许招聘人员通过具体参数搜索数据库中的所有信息。
• 包括一个报告中心，使用户能够运行临时报告，并保存标准以供将来使用，并可运行行业标准报告，包括每次租用成本，填补时间，来源有效性等。
• 建立品牌识别和意识
• 创建申请人与积极的就业经历之间的联系将制定对品牌的认可。强大的品牌可以产生信任，将推动申请人流量，增强您的人才库。
• 品牌职业中心网页可通过您公司的网站访问。
• 允许招聘人员轻松地向公司网站发布职业信息。

为全球支持提供多语言功能。

• EEO / AAP合规。
• 保持对这些信息的准确测量的能力将与联邦法规保持一致，并避免对组织采取任何法律行动。这也将有助于建立申请人的素质。
• 能够捕获，跟踪和报告自愿EEO数据，同时遵守EEO / OFCCP规定的准则。
• 能够对排除问题的候选人进行预筛选，以表明符合职位基本资格的人员。
• 改善通信。
• 建立一个有效通知，统一所有用户并简化组织运营的环境。
• 包括一个通讯中心，以促进招聘人员，招聘经理和候选人之间的沟通。还允许用户安排约会，留言和面试反馈，发送群发消息，并在收到简历后自动回复申请人。
• 申请人跟踪系统的客户支持
• 完全用户采用取决于供应商在实施期间和之后提供的客户支持级别。
• 易用的支持团队，致力于管理公司和用户问题，同时采用行业最佳实践。
• 您公司免费提供最高级别的支持。

申请人跟踪系统供应商评估

• 建议您要求您的委员会决定考虑的潜在供应商提出征求建议书（RFP）。这是您有机会澄清任何主题，以帮助您的委员会确定申请人跟踪软件是否可以做所需的工作。您的委员会应考虑以下重大问题设计有效的RFP：
• 系统是否支持您委员会的主要关切？这与评估过程的前一部分相结合;您必须先了解您的过程，然后才能确定您需要哪些功能。您的委员会不能因为可能提供不属于您的主要优先级的功能的解决方案而分心。虽然它们可能看起来很有吸引力，但如果用户不会采用许多闪光的功能和功能，您的组织就不会创造任何价值。卖方是否将系统安装在另一个类似规模的组织？
• 您的委员会应该能够访问可以让您了解客户满意度和跟进，实施过程和隐藏费用等问题的参考。请记住，功能没有任何价值，没有强大的用户采用。

执行过程需要什么？成功的采用率开始于适当的实施。您希望确保您选择的供应商不会在没有适当培训和持续支持的情况下离开您的用户。实施应以您组织的招聘流程为中心，而不是学习如何适应自己的系统。您不应该有这样的感觉，即您的实施程序会让您感到遗憾，并且不确定供应商的功能。在评估过程中，您的委员会应该有这样的印象：根据您的部门优先事项和业务目标，您的实施将为与您的申请人跟踪系统提供商建立长期合作伙伴关系奠定坚实的基础。请记住，用户对用户的跟踪系统的高度采用会产生更高的投资回报率。

关于申请人跟踪系统供应商评估的更多信息

• 供应商的愿景和增长战略是什么？供应商必须表现出领导和远见卓识作为市场领导者。为了提供全面的解决方案，供应商应该考虑到您的具体需求，并为将来的变化和增长做好准备。
• 确定此解决方案是否有助于您的所有业务计划？最终，选择执行人员可能需要显示预期的投资回报率，以便为解决方案提供强有力的案例。
• 选拔行政人员必须寻求节省，例如招聘广告，使用搜索公司的员工价值和供应商提供的流程优化。公司还应该节省员工保留和候选人质量。创建一个完整详细的查询文档可以包含所有必要的主题来评估申请人跟踪系统，这可能是压倒性的。
• 除了功能和功能之外，您的委员会一定要考虑供应商作为贵组织长期合作伙伴的能力。您的委员会进行供应商评估过程时，您一定要考虑以下因素：
  金融稳定：对所有潜在供应商的财务报表进行尽职调查。你会发现这是一个完美的话题，您的财务委员会成员可以指导您。

战略合作伙伴的素质：为了提供一个完整的解决方案，一些供应商将与其他服务公司合作，为客户提供更全面的服务。您的委员会应了解与竞争厂商有关的任何合作关系。这些信息可以提供您公司与供应商之间可能的合作关系的洞察力。

• 招聘能力：无论您的公司规模如何，您都需要确保供应商有能力支持员工的整个生命周期，包括申请人跟踪，登船，继任计划，到登机。这将阻止您的公司脱离其解决方案，这可能会导致恶化，新的评估和昂贵的实施费用。
• 未来产品开发：确保供应商对现在和将来的招聘面临的挑战表示强烈的了解。您选择的供应商必须遵循技术和行业新闻的脉搏，以适应不断变化的需求，并确保解决方案的配置得到充分发挥。
  与HRIS的整合：尽管您可能希望IT委员会的贡献者就此事项提供意见，但不应该让您的委员会使用不能为整个部门提供足够服务的申请人跟踪系统。任何值得考虑的供应商都应提供将关键信息从系统迁移到HRIS系统中的能力，而且难度最小。
• 申请人跟踪系统的供应商选择摘要
• 申请人跟踪系统的供应商选择过程的时间表可以从一个月到六个或更多完成。以下是一个建议的时间表，将允许您的委员会为申请人跟踪系统投放供应商选择过程的时间表。
• 请注意，这可能会根据首选实施日期更改。
• 您的供应商选择申请人跟踪系统的时间表
• 组成选拔委员会 - 1周
• 确定公司需求 - 1-2周

按照以下过程客观评估供应商与已确定的公司需求： 创建一长串可能的供应商 - 1周

请求RFP提供任何主题或疑虑的澄清 - 4周

使用您的关键评估标准创建一个入围名单 - 1-2周

完成一个供应商 - 3-6周

• 尽快展示各种系统
• 销售演示 - 尽可能

现场考察 - 根据需要

1. 请记住，申请人跟踪系统的主要目标是授权您的用户。委员会成员应该能够认识到技术工具，流程优化，公司愿景和客户支持的价值，从而将供应商战略性地缩小成一个简单的真实可能性列表。
2. 很可能您的简短列表可能没有多少区别的功能差异;因此，保持该供应商不太有形的元素是重要的。
3. 您的委员会应该查看供应商的网站，新闻组，人力资源门户和展会等信息来源。与其他类似于大小，需求和行业的公司的同事联系，以了解他们的经验。
4. 与您的组织未来愿景和目标最兼容的面向服务的供应商合作将为您的应用程序跟踪系统评估，选择和实施的所有关键参与者带来无价之宝。
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