策略优化应付帐款

对于许多企业来说，除非出现问题，否则应付帐款部门不会受到很多关注。但是，运行良好的应付账款部门还有很多工作要做。相反，很多问题可能来自一个只是跛脚的问题。这个部门往往对企业的现金流产生巨大的影响，并且有机会可以利用与供应商的付款协议获得或损失。

一个运行良好的应付账款部门应该能够利用大量折扣和早期支付折扣，以及确定最有效的方法来为业务提供最多的现金用于其他费用和投资。该部门还应能够确保供应商根据协议和合同履行义务，所以如果不符合量或质量标准，问题得到解决，并采取适当的纠正措施。

应付常见应付款问题

尽管削减成本和释放现金有很多机会，但企图在实现这些目标方面遇到一些障碍。佳能2014年应付帐款优化研究发现，纸张处理是许多组织最大的问题来源之一，处理纸张发票是最大的问题。

其他主要关注的问题是：

• 确保按时付款
• 精简发票审批流程
• 与供应商取得最佳付款条件，并确保债务是双方会面
• 处理各种供应商会计和发票系统
• 记录和验证数据和交易的安全性

列出的许多问题变得更糟，或依靠纸质发票创建。丢失的文书工作在许多组织中是一个常见的问题，导致延迟或错过付款。另外，尽管一些企业有兴趣将文书数字化，但大多数供应商仍在邮寄纸张发票或通过传真发送。

大多数小企业处理自己的应付账款文书工作，其中大部分是手动完成的。由于很少的供应商已经切换到电子计费，大多数组织都在大量人力手中输入数据并创建文档的数字副本。

使用纸质文件往往会降低发票审批流程，因为必须复印，并将其交付给相应的管理层成员进行审核。当文书工作不容易获取或以数字格式提供时，分析数据是一项挑战，并确保正在获得最佳付款协议，并履行义务。如果企业在需要时不能及时付款，那么及时和早期的付款折扣协议很容易就会丢失，所以与文书工作有关的问题可能是昂贵的。

改进和优化

由于与应付账款部门的正常运作相关的一些问题源于相同的根本原因，因此组织也可以进行一些调整，以照顾很多同时关心。企业可以简化其应付帐款部门流程的三种最有效的方式是：

• 使用对象字符识别功能将文书工作数字化
• 充分利用供应商可访问的在线门户
• 创建管理工作流程

OCR

虽然许多公司经常利用扫描仪创建文书的数字副本，但这通常只涉及创建保存在计算机上的文档的图像。这意味着信息仍然需要手动输入到数据库中，所以虽然记录的丢失不是一个问题，但仍然很耗时。对象字符识别（或OCR）涉及扫描文档并从中检索数据。该数据可以自动添加到数据库或电子表格。 OCR流程有助于减少手动数据输入错误的问题，并允许在收到文书时立即输入信息。 OCR在扫描文档时创建一个图像文件需要大约相同的时间，通常不需要任何额外的步骤。根据Gartner的研究，有些组织可以发布80％或更多的发票，而不需要员工直接参与。

供应商门户

简化将发票和数据输入集中系统的流程，可以帮助企业创建或利用在线门户，使企业及其供应商能够跟踪订单，查看发票并查看付款时间是做的将这些数据提供给组织中的许多个人可以帮助确保应付账款部门有适当的监督，并且可以帮助加快审批发票所需的时间。让供应商访问门户使这些企业能够提交发票和追踪付款，并且知道收到的物品或发票问题的任何问题。

建立工作流程和流程

然而，组织决定处理他们的数据管理工作，重要的是要有一个既定的流程来管理账户和付款。这使企业能够确保运营正常运行，并找出替代品，如果它们很麻烦或导致错误或延迟。根据德勤的说法，这些流程应详细说明应收账款部门在收到发票时所做的工作，如何输入和共享数据以及获得发票批准的过程。还应该有准则来确定处理支付不同类型供应商的最佳方式。虽然许多供应商在30或90天内提供了付款折扣，但如果这样做会阻碍组织的现金流，则可能不值得。有一个办法来验证公司和供应商是否符合合同或协议的规定也是至关重要的。建立处理这些问题的工作流程可以帮助组织做出正确的选择。

当供应商没有按时交货时，以足够的数量或适量的库存量，企业可能不希望在这些问题得到解决之前支付发票。确定在出现这些问题时应该做什么，工作流可以是至关重要的。此外，还需要及时支付给供应商的款项，以防止延迟付款的折扣或罚款。每个供应商协议都需要记录下来，并随着情况的变化而更新，流程应确保每个账户得到适当的处理。

创建工作流也可以帮助公司：

外包

数字化记录，实施OCR和使用供应商可以访问的门户可能不是小企业所必需的，但是组织不应该认为成本将阻止企业能够利用它们。虽然建立和维护电子系统的成本对于许多中小型组织来说可能是过分的，但在内部这样做往往是不必要的。组织可以将这些任务外包给各种各样的第三方提供商。组织可以从建立OCR流程到帮助公司创建分析供应商合同的工作流程等方面获得外包协助。虽然组织可能无法自行承担实施各种IT系统的成本，但第三方处理这些IT系统往往是非常经济的。企业将需要比较使用外部各方开发这些系统的成本与释放现金的潜在节约和价值，但外包允许组织利用通常会过于昂贵的技术和系统。

确保为每个新订单创建采购订单

验证发票是否符合收到的产品并符合合同协议

检查记录以确保付款，按时完成，并且不重复

• 确定支付发票的最佳方法，例如通过电子转帐或信用卡降低费用