业务费用从必需到附带，但一个令人沮丧的意外费用领域是迟到的费用和不必要的利益。如果您曾经错过按时支付公司账单，您可能会遇到这些不可避免的费用之一，这对您的懊恼很重要。当您分配管理您的应付账款的专业账簿管理员错过到期日期时，挫折将会增加十倍，从而导致您期望避免的令人惊讶的成本，因为您聘请专门的人员来解决这些问题。
然而，无论您自己处理您的应付账款（“AP”），都难以满足期限或管理账簿管理员的困难，并正在收取费用，您可以使用几件事确保您的簿记流程符合到期日期和截止日期。
1。检查您当前的会计流程以发现陷阱
如果您已经是经常性的延期付款费用和应计利息的受害者，则需要首先检查您的应付账单和账单管理流程的每个阶段。从接收到的发票到收到付款和提交付费发票的文件的审查，批准和付款周期的周期;应仔细审查每一步的准确性和效率。
<！ - 3 - >突出显示发票在工作流程中卡住的位置，识别潜在的凶手（即，邮件处理时间较短，帐单审查期间不频繁，缺席审批人），并调整以解决最大的问题。
如果AP工作流程中有多人参与，请大家参与概述流程，以确保充分透明和问责。你可能会认为邮件在收到的那一天被打开，只是发现它被保留了一个星期才被送到会计部门。
2。建立账簿记录程序，流程和期望
在搜索全面解决方案之前，先创建规则和期望，以指导应付账款中的未来任务和功能。也许这包括最大的周转时间，一步一步的审批流程或所有发票在到期日期前3天支付的期望。这些流程应符合您公司的目标和能力，并由各方确定并同意，以确保公司范围内的购买。
3。在您的日历和任务管理计划中创建任务和提醒
将自动化工作流程功能包含在会计流程中的最快捷方法是依靠您当前的任务和日历管理程序来适应您的任务。在您对改进的会计流程确定您的期望后，将其分解为单个任务以完成。在审查周期中，从记录新发票到转发给审批者，每个特定任务应该在您的日历和任务程序中作为定期提醒创建。谁负责特定任务的执行应该使他们设定适当的频率，以确保及时实现。
使用基于任务的方法来支付账单和管理费用将有助于保持工作流程简单易行。任务可以轻松地共享，转移和审查，以确保符合规定的流程和程序。每个发票都将遵循相同的过程，标准化步骤，并允许公司经理和业主进行更大的控制和监督。您可以轻松地检查程序中的任务（而不是您的记账人的内存），以查看哪些任务标记为完整或未完成。
4。实施自动化账单管理工作流计划
避免逾期付款，费用和利息的最佳解决方案是实施一个集成的账单管理程序，将自动化工作流程，与会计程序同步并确保整个流程中的最大可见性。从不同的用户配置文件到自动电子邮件通知和移动审批，将帐单管理程序集成到您的工作流程中将连接所有点，以确保任务和应付账款的期限不会再被忽略。
不知道从哪里开始？起初看起来有点压倒性。从您当前流程的最简单的步骤开始，并慢慢构建。您不必一夜之间就过渡到完全自动化的系统。