外包财务总监如何利用网上记账服务

在线簿记解决方案利用云计算环境来收集和关联业务需要管理其财务的信息。这些软件平台简化了簿记流程，最大限度地减少了数据输入所花费的时间，并提高了整体效率。许多企业主和首席财务官都通过采用智能实施流程来创造处理日常财务的完美环境，充分利用这些优势。

查找最佳软件

设置理想的在线簿记环境的第一步是确定哪个软件平台为公司提供了正确的工具。首席财务官应该熟悉最有用的选项，并开发提供最佳功能的平台列表。小型企业的规模，范围和需求不尽相同，因此，务必事先咨询公司高管，以确定需要哪些工具来处理其财务数据的不断波动。

在这个阶段，考虑因素丰富，但会计平台所提供的功能和收益，支持服务的一切都应予以评估。许多公司需要大量的定制，或者可能需要软件来扩展和提供更全面的报告。会计需求在今天和将来应该在虚线签约之前进行分析。

简化工资单

随着小型企业扩大并承担额外的员工，工资单变得越来越复杂。时间跟踪信息必须转移到工资单部门，以生成必要的报告给员工准确的报酬。在线记账工具可以将输入的数据记录到跟踪和工资软件中，并将其翻译成可用于直接从程序准备支票的格式。

这增加了准确性，确保所有员工按时付款，每次没有会计部门每周都要花上几个小时工作时间。

许多时间跟踪应用程序也采用通过移动连接提供的广泛的选项和优点。有时间跟踪程序允许用户从现场输入时间，通过移动应用程序甚至通过短信输入。首席财务官可以为各种成员设置多个审批流程，进一步帮助提交的时间跟踪工资的改进数据和细节。

管理销售数据

小型企业处理不断涌入的销售数据。收款和付款发票，付款，采购订单，订单履行和运输信息都包含重要的财务数据，这些数据在现金流量方面占很大一部分。没有准确和及时地跟踪这些数字可能导致混乱，扼杀了公司决定未来增长的能力。

在线记账软件管理所有这些基本数据，因为公司高管总是清楚地了解在任何给定时间内可用的金额。

通过提供快速，准确的方法来确定单个订单和发票的状态，这些平台可以节省时间在销售渠道的每一步。一些软件解决方案提供自动生成发票的选项，并将其发送给客户以减少销售部门的负担。

监控应付帐款应收账款

企业可以在纸上盈利，但在现实中挣扎或失败。这是一个常见的问题，公司面临着无效率的簿记流程，并没有显示现金流背后的真实故事。使用在线工具来跟踪应付账款和应收账款的状态消除了混乱，并显示了需要采取何种行动来改善公司财务状况。

设置电子邮件提醒和警报加快收款过程，并在应付款项时提醒业主和高管。

这使得更容易创建一个平衡的付款时间表，使公司处于红色状态，而不是破坏其预算。

鼓励移动使用

远程访问是使在线簿记如此有效的重要组成部分。从首席财务官到移动办公人员的每个人都可以访问软件，并从任何设备输入基本数据，无论其当前位置如何。当公司中的每个人都在记录销售和支出的时候，它们应该在全盘上大大提高准确性。从办公室开展业务的员工不再需要等待返回计算机才能记录交易数据。相反，他们可以使用与主簿记软件集成的移动设备上的应用程序输入所有数字，并将信息直接传递到云端。

与银行同步

在每月报表到达时，忘记在商业支票簿中记下存款或提款，并获得令人不快的惊喜是太容易了。可以通过设置在线记账软件在银行交易发生时自动接收财务数据来避免这个问题。准确的美元数量可以从仪表板立即记录和访问，这种方法不仅可以提高准确度，还可以每个月花费时间排序纸质报表，以确保书籍平衡。

保持通信打开

可靠的在线簿记解决方案应允许管理员创建各种登录权限，以便公司的部门负责人，主管和员工可以访问和修改信息。监控工具让首席财务官检查一切是否顺利运行，并使用应用程序中的协作选项来回应任何问题。这样可以使所有参与公司财务决策的各方之间的信息流畅通，消除阻碍有效运作的障碍。如果业务需求变化，首席财务官和服务提供商随时可以帮助改进。

利用报告

在没有软件帮助的情况下从财务数据创建报告是一个艰巨的过程，将小企业员工联系起来，这些员工在其他地方可能更有成效。数据收集与汇编这些手册报告之间的延迟造成信息在报告完成时可能已经过时的风险。在线簿记平台包括几个最重要的业务指标的报告工具：

• 预计销售额
• 收入和费用
• 现金流量
• 损益

由于输入系统的所有数据都立即相关每一份新报告都反映了公司财务状况的最新变化。跨平台同步是在线报告系统的主要优点之一，但并不是唯一的。综合仪表板可以汇总数据，改进报告，并允许首席财务官访问公司的关键绩效指标，甚至无需启动计算机。会计应用程序中的移动连接无处不在，并允许用户不仅可以查看，而且还可以随时随地对所有重要数据进行编辑，操作和分析。

集成所有程序

当与业务用于管理操作的其他应用程序相关联时，在线簿记最有用。使用安全集成平台整合时间跟踪，工资单，库存管理和其他软件可简化数据流，并确保通过在线簿记程序访问的信息始终是准确的。

与自动化一样，集成有助于提高效率，并可以通过减少以前分散在各部门的信息的时间来节省业务大量的资金。集成还减少了大量的重复数据输入任务，降低了错误率，并允许公司优化报告以包含最大量的细节。

会计平台整合的一个重要组成部分是首先了解在调整系统之前需要的结果。通过了解会计要求是什么，首席财务官可以更准确地评估不同计划的许多功能和收益的相关性，以确保实际满足公司的需求。例如，作业成本计算需要多个系统在工资单，时间跟踪和总帐系统之间相互交谈。如果工作成本核算是报告的主要原则，则时间跟踪应用程序是否将其数据同步到工资单处理服务是一个特别和重要的考虑因素。

自定义工作环境

提供集成解决方案的公司通常将自定义作为其服务的一部分。首席财务官可以利用这一点创建一个专门处理任何公司需求的中央平台。每个业务都需要在工作流程，数据输入表单和软件应用程序之间的连接方面进行特定设置。平台本身应该足够容易，每个人都可以使用，而无需广泛的培训。在线记账可以无缝集成到这个环境中，使之成为数据流管理的常规工具。

请记住，自定义可能需要经过培训的IT服务的干预来设置连接，确保数据正确同步，报告准确。在考虑实施新的会计解决方案和在线账簿服务的成本时，应该对这种支持进行预算，因为它不仅将在安装期间，而且在变更时期，增长期间以及会计团队需要新的信息和报告时最终都需要。公司以各种方式来处理这个问题。

预算有限的小企业和财务总监的部分首席财务官可能希望与独资经营者保持关系，并可根据需要灵活调用。除非需要广泛，否则工作时间的计费将比每月定期更有可能使小企业预算受益。相反，具有复杂会计需求的大型企业或业务可能会因为保持IT公司而保持持续的需求而受益匪浅。在有限的情况下，一些企业最适合在员工身上拥有内部IT支持人员。这通常是最适合拥有IT人员的员工可以承担额外系统责任的企业。

通过给首席财务官，企业主和员工一个共同的环境来追踪和管理财务状况，网上簿记处理许多可能导致有害错误的准确性和沟通的问题。正确的实施创造了一个平台，转变企业处理财务的方式，为生产力和增长提供理想的环境。