规划有效会议的12个简单步骤

如果你像我知道的大多数人一样，在背靠背会议中度过一天的想法带来了恐惧的感觉。会议可能很无聊，往往是不必要的，绝对需要时间离开其他工作。但如果计划正确，会议可以非常有效率和有成效。

计划有效会议的12个简单步骤

您真的需要会议吗？

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首先，决定是否有必要规划会议。

通常，我们认为正式会议是分享信息或讨论话题的最佳方法。但是，如果您的消息可以通过电子邮件或电话会议发送，或者只是通过在您的办公室里召集一些人15分钟，然后跳过正式会议。

只邀请真正需要的人

曾被邀请参加会议，想知道 - 中途 - 为什么你在那里？不要浪费人们的时间，邀请他们参加不需要参加的会议。这不会是一个有效的会议。会计人员是否需要出席会议以回答预算问题？然后邀请一个适合该任务的会计人员。

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如果同事或主管需要被通知会议讨论的内容，则不需要邀请他们参加实际会议。只需准备会议摘要，然后发送给他们。他们会欣赏节省时间，并且您有保证 - 因为您以书面形式提供信息 - 他们完全了解讨论情况。

发送会议提醒

生活很忙，日历很快就被预定了活动。在您开会前两天发送一个后续会议提醒。这将确认那些答复他们将出席的人，并且还可以提前知道如果日程安排已经更改，并且主要参与者无法进行预定的会议时间。

有议程

要计划有效的会议，您必须首先规划将要讨论的内容。会议的目的是什么？你想要完成什么？

提前制定会议议程，并分发给与会者。说明开始时间，并列出要解决的主题的简短列表。不要在冗长，过于详细的议程上捣乱自己的会议。以姓名表示负责在特定地区报告的任何个人。

清除关于期望

当您第一次发送会议通知时，请清楚其目的和期望。会议会围绕演讲演讲，与会者应该准备做笔记？或者这是一个头脑风暴会议，与会者预计会出现想法和建议？

在一些企业文化中，员工聚集在一起聆听，然后回到自己的工作空间。在其他公司，员工自由参与。在今天的合作工作场所，不仅欢迎会议的互动和分享，这是会议本身的目的。

开始时间

如果您是通常按时出席会议的人，那么您了解当实际会议无法进入15分钟时，当人们进入房间时，您会感到沮丧。

不可避免地会发生这样的事情，每个人都知道这些会议永远不会按时开始，所以每个人都开始出现晚点。负责会议。在给定的开始时间迅速开始。关上门，开始。那些分手将很快得到迟到的消息，他们只应该犯这个错误。

保持简单简单

大多数会议都会预定一个小时，在很多情况下，30分钟甚至45分钟即可。当分配太多时间时，通常的结果是浪费时间。会议结束或在特定议程项目上花费太长时间后，人们会停留。保持会议的短暂和重要。

留在主题

单独的议程不会有效地运行你的会议。坚持议程，继续讨论摆脱切线。

处理任何脱离主题的问题，表示它是另一次会议的主题，它将被私下解决等等。没有人会喜欢一个失控的会议，会议的目的是对其他对话的后座。

在会议室外面进行小型会议

坐在同一个熟悉的桌子周围的同一个熟悉的会议室里，就是熟悉的。鼓励员工进行互动，创造性思考，进行热烈的讨论，考虑在会议室外进行会议。

如果场地和天气允许，请考虑在外面的会议室。尝试在一个共同的区域，沙发和小桌子，而不是一个大的会议桌和转椅。

不要害怕采取不同的方法

如果会议的方法不起作用，不要害怕切换课程。例如，如果头脑风暴会议正在产生一个安静的房间，很少对话，改变方向。灵活注意整体会议的进展情况。

使用技术

计划使用技术来保持与会者的参与。在今天的数字世界中，大多数人习惯看图形或视频来支持他们听到的单词。呼吁这种心态，并在规划会议期间加入视听。

计算机投射到大屏幕上，鼓励互动的Smart Board演示文稿是标准冗长PowerPoint演示文稿的一个受欢迎的变化。

发送会议摘要