保留雇员薪酬记录的要求

劳动部的工资和时间部门和公平劳动标准法规规定了工资单和其他雇员文件。雇主必须追踪赔偿和休假时间，国税局还要求您在雇用期结束后至少保留所有现职员工工资记录至少六年。

雇主需要哪些支票记录？

你通常会在法律上保留大部分的法律记录，所以遵守规定不应太多地采取额外的步骤或工作。

查看您已经确保您符合IRS和FLSA要求的记录。

可以以任何形式保存记录，包括电子方式。所有非豁免雇员和最低工资要求所涵盖的人员必须遵守以下规定：

• 个人信息，包括员工姓名，住址，职业，性别和出生日期，如果他未满19岁
• 工作周开始的小时和日期
• 工作时间总计每个工作日和每个工作周
• 每日或每周的直线收益总额
• 加班工作的任何一周的定期小时工资率
• 工作周的加班工资总额
• 每个工资周期支付的工资总额 >付款日期和付款期限。

非豁免员工必须至少支付最低工资，并接受加班工作，每周工作40小时以上。如果员工每周至少支付455美元的薪酬，并且履行某些工作职责（通常是行政人员，执行人员或管理层），他们可以免除雇员。

直接工资是指在工作时间内的头40个小时内赚取的工资。

豁免人员所需的记录与非豁免人员的记录有所不同，家庭雇员，非常薪资安排的雇员，提供住宿或其他设施的员工以及接受补救的员工需要提供特别资料教育。

如果您的任何工人属于这些类别，请咨询律师。

您必须保留的表格

除了支票记录外，您还应该为每位员工保留其他一些文件。

他的W-4表格的签名副本显示联邦扣缴。这种形式可以多次更改，因此请确保将最新的表单保留在上面。

• 雇员已经授权的任何表格的副本，包括联合之路或其他慈善机构的福利和特别捐款，包括雇员原始申请表的副本和任何支持文件，如简历或成绩单。
• 关于薪酬水平变化的记录，包括晋升或降级，以及这些行为的原因。
• 保持支票记录的最佳方式是什么？
• Paycheck记录，包括记录所有工作时间，付款状况和工资率变化的记录，应保存在单独的文件中。

您还必须记录对员工薪酬和福利（包括员工同意）所做的所有更改。您必须有文件的书面同意才能扣除雇员的工资，但FICA的税金和装备除外。

人力资源专家苏珊·海思菲尔德（Susan Heathfield）有关于员工人事档案应该保留的更详细的信息。

谁被允许查看员工记录？

大多数企业将员工记录保留在限制区域内，只允许访问由于其职位或职位而需要查看记录的人员。员工记录不应从记录室中删除。如果您有多名员工，您可能需要设置人事档案访问政策，以便人力资源员工知道如何回应请求。

雇员应被允许看到自己的记录。在查看自己的记录时，您可能希望有人在员工的陪同下留下房间。

指定哪些公司员工可以看到员工记录。访问通常限于人力资源部门的员工和高于一定水平的经理和高管。

• 为了审计目的，各种联邦和州审计师可以被允许访问员工记录。您可以在允许审核员访问员工记录之前申请手令。
• 在某些具体情况下，代理雇员诉讼的律师可以获得访问权限。顶级官员或公司律师应在允许记录查看之前验证律师的请求。