管理项目变更

项目经理花费大量时间制定团队将要做的计划。赞助商，利益相关者和团队随后花费大量时间来改变工作范围，以及如何完成工作。本文将介绍如何处理这些更改（通过简单的变更管理流程）并保持理智。哦，同时保持项目的进展。

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我们还将介绍一些您可以使用的变更管理工具，以及项目范围管理如何发挥作用。

在谈论过程或工具之前，我想讨论你的变化。

接受更改发生

更改可能发生在项目管理生命周期的任何时间点。

使项目管理变更更为困难的最简单的方法是知道这将会发生，并对其进行规划。

在发生变化之前制定应对变更的策略是让每个人都能在不同之处获得最快的方式。

定义的，结构化的变更管理流程是开始的最佳方式。如果有人建议项目应该与目前的计划做一些不同的事情，并避免项目失败，那么这是什么事情会发生什么。

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变更管理流程

变更管理流程如下所示：

• 接收有关变更的信息
• 评估变更，包括规划工作量将达到 准备一个关于是否值得推荐的建议。
• 然后您可以从项目赞助商那里得到您是否应该纳入更改的决定。
• 让我们依次看看这些步骤。

接收有关变更的信息

您将收到更改项目的请求。您可以通过数百种不同的方式接收信息：在会议中，电子邮件，电话，走廊上的闹钟，您在晚上赶出办公室。理想情况下，您将获得更改请求表单上的信息，但您应该知道，在现实生活中，许多重要的利益相关者认为，完成这种文书工作是项目经理的工作。在你的公司，也许是。

使用您的项目更改请求模板（一分钟内更多）来捕获请求的所有详细信息，但非正式地与您一起到达。然后运行表单通过启动器，以便您知道您已准确地反映出他们想要的是什么。

请记住，更改也可能是关于工作。不要总是认为变更与投入工作有关。过程是一样的，无论您是否在增加或减少项目范围。

进行变更评估

详细查看更改请求。您将评估影响：

计划

• 文档
• 迄今为止完成的工作和工作仍然执行
• 预算
• 质量度量
• 范围
• 资源可用性。
• 例如，软件更改可能会在5天内进行估计。

这不仅仅是增加了5天的时间表，因为它将推出另一个任务，并在关键资源假期的时间内移动。这个任务也需要移动，所以这个变化总体上会增加8天的时间表。这样做会花费5千美元，而额外的8天，我们可以通过供应商的合同推动我们进入另外一个月，所以也有成本考虑。质量保持不变，但范围发生变化，以纳入新的变化。所有相关文件都需要更新，包括已经开始的项目计划和培训手册。

如你所见，一个简单的5天变化可以有广泛的影响。在决定是否进行更改之前，请先了解这些信息，因为完整的图片可以改变结果。

准备并提出建议

现在，您了解变更的全部影响，您可以提出有关是否值得推荐的建议。

在某些情况下，不会是因为感知到的收益将低于成本。在其他情况下，在这方面可能有足够的好处来抵消进行额外工作的成本。在其他情况下，您可能会发现，这种变化将对成本产生负面影响，但由于这是一个监管或合规性问题，或其他内部原因（如组织结构），您无法做到这一点。

获得决定

对于属于您的授权限制内的小型更改，您可以自己决定是否接受更改（使用团队的正确输入）。任何较大的应由项目发起人或项目委员会批准。

记住回去告诉别人他们的变化是否被拒绝。你想避免烦恼你的项目利益相关者，如果可以的话！

更改管理工具

有许多变更管理工具可用于使此流程更简单，更精简。我建议：

一个清单或流程图，让人们准确了解他们所做的工作，以改变项目范围。

• 模板更改请求表单。这可以通过自动化工作流在线。下面我们来看一下项目变更请求。
• 什么进入项目更改请求

项目更改请求表单应包括：

请求更改的人的名称（“请求者”）。

一个唯一的标识符，就像更改号码（您可以稍后添加此标识符，因为任何提出请求和使用该表单的人都不太可能知道该框中的内容）。

• 对拟议变更的描述，尽可能详细地管理。
• 变更类别。理想情况下，您将预先填写此部分，以便只需勾选该框。这是一个很好的地方，要注意，变更是否与监管或内部合规性相关，就像（真的），那么您可以绕过大量的规划和评估步骤，并简单地了解它。
• “为什么”的变化。做这件事的理由是什么？为什么请求者想要它？
• 变更对项目各种不同要素的影响，包括时间，成本，质量，范围。他们可能没有所有的细节，所以您可能必须在变更评估步骤中与他们合作填写空白。他们应尽可能完成。您在此处寻找的最低限度是让他们确认是否增加，减少或更改现有项目参数。
• 在更改请求表格的底部将会有一些细节供您填写，因为更改将进一步讨论。您的模板还应包含以下空格：
• 更改决定：接受，拒绝或延迟

作出决定的人（或组）的名称以及作出决定的日期以及任何其他评论。

• 提出请求的人不会知道结果 - 没有人会 - 所以这些框将保持空白，直到正确的小组会面讨论你的建议并作出决定。
• 变更和项目范围管理

项目范围管理是您控制项目内容的主要方式，哪些不是。当您收到项目范围的更改时，您需要考虑如何影响整个项目。您的变更管理流程可帮助您执行此操作，并在上下文中进行设置，管理变更只是管理范围的一小部分。

在这里，值得一提的是，项目管理知识体系指南（PMBOK®Guide） - 第五版如何涵盖项目变更管理，因为它不像你想象的那么直观。 “999”PMBOK®指南

在“项目范围管理”部分中包含一个称为“控制范围”的过程，这是一个很好的开始。但是，项目变更管理过程需要以更为一体化的方式进行处理，这一点反映在文本中。

PMBOK®指南 用户还应参考执行集成变更控制过程，因为这将列出一切如何链接在一起。 为了成为PMP，您需要了解 PMBOK®指南 如何涵盖变更管理，因为您将被检查。但是，您应该牢记，您实际使用的变更管理流程需要整合，易于遵循和实用。

通过变更流程帮助您的团队的5种方法 您的项目团队对您项目的成功至关重要，因此在管理项目变更时可以帮助您。 这里有5种方式可以帮助他们快速了解项目变更管理流程。

1。谈谈变化。

让他们知道项目的变化是正常的，他们应该期待。

2。分享过程

以上我们谈到了变更管理流程，但这并不是每个人都自然而然的。除非你告诉他们，否则你的团队成员不会知道该怎么做，以及期待什么。设立一个简报会，与他们进行交流，让他们知道他们的作用是什么。 3。让它很容易

当一个项目经过一个更改范围时，它可能是非常迷失方向。时间表错误，预算可能不同，要求肯定有所不同。团队可以找到一个不安的变化，特别是一个大的或者一个逆转了以前认为是石头的决定（是的，那些确实发生）的决定。使过程尽可能容易。 4。在那里帮忙

一种新的工作方式需要一段时间才能入睡。如果您以前以非正式的方式（或根本不管理）管理项目变更，那么正式过程的改变可能需要一段时间才能成为“我们的工作方式这里的东西“。告诉团队你在那里帮助他们，如果他们想要运行一些你过去的东西。 5。不要害怕说不。

并非所有变更都是明智的建议。让你的团队知道，如果他们强烈地感到改变，这个项目在这个时候是不正确的事情，你会在与变更请求者的谈话中支持他们。 不能有效管理变更是您可以破坏项目的一种方式，所以请注意。拥有这些信息，您现在可以以受控的方式开始处理项目变更。