构建事件预算的基础知识

作为活动策划师，保持在您客户的预算范围内是关键。要做到这一点，您需要一个详细的事件预算，您和您的客户同意。

无论您是新来的活动策划还是经验丰富的专业人士，保留活动预算将有助于您为任何客户查询提供有条理的准备，并帮助您避免超出预算。

对于基本事件，如研讨会或晚宴，Excel或其他电子表格程序可能会有所帮助。

顶部列出以下四个类别：

• 项目
• 预计费用
• 实际费用
• 详细信息

然后，对费用项目进行分类和跟踪。

管理事件预算

1. 追踪网站租用费用。 当您计划活动本身，并且当您与场地销售经理见面时，跟踪活动和功能空间，家政，行李处理和相关费用的所有预计租金费用。

2. 估计餐饮费用。 这包括所有的食物和饮料费用，包括提示和小费 - 最多可以占到30％。

3. 文件运输费。 这包括班车，教练，事件转移和任何相关费用。

4. 加装饰费用。 大多数活动包括装饰费用，如中心，花卉，帐篷租赁等。这是您列出这些费用的地方。

5. 文件娱乐和设备费。 该类别的常见费用包括A / V设备，但也是向演讲者列出酬金或招聘演艺人员的好地方。

6. 总结打印费用。 几个小项目收费实际上结合起来，以增加一个费用项目。这些包括邀请，名称徽章，节目手册，活动标牌和横幅。

7. 礼品的订单项 一个常见的事件提示是永远不允许客人留空。所以，无论你提供什么礼物或礼品，都要分别跟踪费用;你会惊讶于这些项目可以花费多少。

8. 确定活动费用。 如果您的活动包括高尔夫球，网球，水疗，漂流，骑自行车或其他活动等活动，您需要分别记录这些费用。考虑总结您的电子表格中的总成本并附上细目。发布其他费用。

9. 如果费用不属于上述任何类别，请在这里列出为杂项费用项目。给自己一个应急基金类别。 根据事件的大小或复杂程度，您可能希望在此提供最多20％的事件预算。尽管有最好的规划，收费将超出预期的计划，而您从未考虑到费用。这样可以让你每次都超出预算。总结预算费用。

10. 当你建立你的活动节目时，你将有一个很好的预算总费用。这是您将与事件客户端分享的信息，以确保他们知道事件预算，以便以后没有任何惊喜。总结实际费用。 事件结束后发生。将发票小计为上述10个类别，并记录实际预算。如果非常有利，请确定实际预算中的节省与预计的预算相比，显示出您对该角色的价值。