视频: 6 运营活动策划 产品经理教程 2024
决定最佳的活动空间或场地对您的活动的整体成功至关重要。场地规划需要时间，不必感到压倒一切。对于许多专业的活动策划者和业余爱好者来说，实际上可能是一个有趣的挑战。假设您已经确定了您正在规划的事件类型及其目的，在开始选择场地本身的过程中，还必须考虑许多其他因素。
确定您的目标对象并了解您的访客名单
当场地规划活动时，您必须知道的最重要的信息之一是您的客人是谁，以及您希望参加的人数。虽然事件的类型肯定会通知场地选择，事件空间的最大限制因素之一是其容量。确保您至少知道客人数量的准确估计（可能是一个范围），因为这将立即限制您的场地选项。你也应该考虑你的观众。确保场地不仅反映了活动本身，还反映了客人的口味和期望。
检查您的日历，因为时间会影响许多决定，包括您选择的场所。在您的客人名单后，您的活动日期将是下一个限制因素。
根据您计划的事件类型，您可能会发现，您必须具备活动日期的灵活性才能获得所需的场地，或者您必须灵活选择场地，才能获得日期你要。您应该开始场地规划，知道您或客户的灵活性。
您的客人什么时候可能根据他们的时间表可以参加？
- 哪些场所有适合和可用的空间？什么时候是管理团队举办这个活动的最佳时机？
- 计算您的预算
- 任何人都可以通过开放式预算来计划一个很棒的活动，并且可以选择不同的场地。但更有可能的是，您的财务资源有限，您应该从一开始就意识到您的财务限制是什么 - 即使您的事件预算是简单的球场估计或范围。活动策划人员可以随时在合理的预算范围内策划精彩的活动。
这些场地是否符合您的空间，技术和餐饮费用的预算参数？您是否协商了优惠的服务费率并展示了您的角色的价值？
您是否允许您的预算灵活度，以防订单项目费用超出计划？
- 范围不同的位置
- 一旦访客列表号码和可能的事件日期变窄，重要的是确定可以保留事件的位置。酒店和活动或会议中心是企业活动和婚礼招待会最受欢迎的活动场所，但不是唯一的选择。
- 这是在你的想法中有创意的时候。请考虑以下内容：
根据您的会议主题，您会想到三个最佳位置？
您的客人喜欢参加这次会议？对于您的客人来说，最方便的是什么？
除了酒店，什么意外的地方可以提高RSVP费率？
- 查找正确类型的事件空间
- 您选择的场地必须具有适合您计划的事件类型的空间。您的活动是否需要舞池？你需要一个PA系统吗？扬声器的讲台或投影仪屏幕呢？您需要什么样的桌面设置？除了考虑这些问题，以下是一些顶级的场地规划问题：
- 活动场地是否符合您的节目或活动的特别标准？
- 场地可以适应您的生产，娱乐，A / V，声音等技术需求吗？
设施的状况是否反映了贵组织的高标准？
考虑场地服务和限制
- 除了找到正确类型的活动空间之外，还需要研究场地提供的其他服务的类型，并决定其对活动的价值。一些场地还将有一个首选的供应商列表，您必须从中列出其他服务的供应商或供应商。其他场地对装饰或事件本身的其他方面也有限制。一些问题需要包括：
- 这个场地是否提供良好的停车选择或代客泊车？这个场地是否提供安全？
- 这个场地是否提供额外的服务，如餐饮，花艺，床单和桌子租赁等？这个场地有一个设置和清理船员吗？这个场地是否限制了你所使用的其他供应商？
这个场地是否有食物和饮料的最低限度？
考虑场地声誉
- 场地的服务声誉至关重要。这通常是举办一个好事件和创造一个伟大的事件之间的区别。场地管理其设施，员工和客户的方式将永远被记住。要了解场地的声誉值，请考虑以下问题：
- 会议经理，餐饮经理或行政主管的任期是什么？
- 管理层会像VIP客户一样对待您，还是作为多个方案之一？
- 场地愿意延展多少灵活性？他们有推荐或评论吗？
- 场地是否提供类似于您的活动的照片？
- 安排场地访问
除非物流和时间绝对防止，否则每个活动策划者都应在任何场地签约之前进行现场检查。图片非常有帮助，但有很多方面只能亲自评估。要求参观场地，包括从停车场到入口处，事件空间到浴室的一切。你会很高兴你做的！
合并客户偏好
- 最后，活动策划人员必须向客户提供场地建议（无论是内部客户，如公司高管，管理层或外部客户），并获得批准。在场地规划阶段问客户问题的唯一问题是客户是否批准我的建议？为了能够有信心地回答这个问题，您必须确保从一开始就了解客户的期望和偏好。