9会议管理人员的便利化技能

会议既可以分享想法，讨论挑战，界定行动计划，也可能成为无效的时间浪费。不幸的是，管理者往往是满足过程功能障碍的主要因素。

本文为各级管理人员提供思路，加强会议便利化技能，以提高会议生产力。

经理人遇到错误

许多管理者认为他们知道如何“运行”会议。

他们制定议程，做所有的谈话，并做出所有的决定。虽然这对管理人员来说可能会变得简单有效，但往往浪费人们的时间，并没有充分发挥团队的创造潜力。事实上，这与雇员倾向于退出的方式相反，推迟到显然要负责的经理。

管理人员不多参加会议有很多原因，其中包括：

• 担心放手。
• 由于他们是负责人的错误信念，他们需要提供所有的答案。
• 对员工的能力或解决问题能力缺乏信心。
• 缺乏会议促进技能。

前三个项目是管理不善的行为，最后一个是便利化技能，可以通过实践来学习和加强。

加强会议促进技巧

根据定义，便利手段“ 要更容易或更难;帮助前进 。 “为了让一位管理者方便一个会议（而不是执行会议），他们需要放弃自己的权力，并且对不同的结果和方法开放。

正确的会议促进涉及让每个人都参与识别和解决问题。团队几乎总是​​会发展出更好，更有创意的解决方案，而不是任何人都可能会更有可能支持实施解决方案。

以下是促进会议所需的九项技能，所有这些技能都可以通过实践得到学习和改进：

1. 议程规划。 协商会议从议程规划开始。选择邀请参加的主题，即要解决的问题比“信息”主题更为引人入胜。然而，需要分配足够的时间来允许团体参与。
2. 环境与气候环境。物流方面！当人们不舒服时，看不到对方，听不到，还是饿了，会议结果会受苦。了解如何使用物流作为鼓励参与和消除障碍的一种方式。 提问大问题激发了很多讨论。文章“使用GROW模型的70个令人敬畏的教练问题”提供了一些很好的讨论提议者。
3. 主动聆听 当一位经理改写，检查理解，并提出后续问题时，鼓励更多的参与和在“如何成为更好的听众”中，我分享了加强你的积极听力技巧的想法。
4. 头脑风暴 大多数人认为他们已经知道如何头脑风暴，但是他们通常不会在太多的环境中，头脑风暴的有效性由于过程管理不善，社会或政治压力强，便利化技能差等原因而减少，许多人从未真正体验到一个运行良好的头脑风暴会议的能力，见“15种雨一个集思广益的会议“为什么不做 - 然后做相反的！
5. 共识建设技巧 共识不意味着每个人都必须同意一个决定，这意味着每个人有机会分享他们的观点和提出想法。适当的便利化将引导小组从思想分享到制定有效的决策。达成共识需要更多的时间，但通常会从整体上获得更强的买入。但是，请记住，共识并不是最终目标。对这个问题的有效决定是最重要的问题。参见“六步共识决策框架”，了解如何通过协商一致的决策过程领导团队。冲突解决
6. 每当有大量人员解决问题时，冲突是不可避免的。事实上，团队研究人员认为任务或问题的冲突是有效决策过程的一部分。经理必须学会如何以积极的方式利用冲突的力量。见：“小组争议解决”。 非口头沟通技巧。
7. 虽然研究人员对确切的百分比进行了辩论，但大多数人认为超过50％的沟通是非言语的。经理需要能够阅读小组的语气和肢体语言，以评估他们的参与度，坦率和承诺水平。 录音。
8. 有趣的团体协助涉及知道何时转向活动挂图或白板来捕获人们在说什么。这样做让人觉得他们的想法被听到和重视，并且作为用于行动规划和后续行动的有价值的记录。 底线：
9. 时间是生命和工作中的宝贵资产。努力管理会议，实现最佳的效率和效果。学习，练习和应用上述九种促进技能是一个很好的开始。 -

由Art Petty

更新为