提案文件（RFP）请求

简介

当定义了复杂的业务需求时，公司随时可以找到供应商来满足要求。寻找供应商的第一步是创建并发出请求提案（RFP）。 RFP文件应详细说明业务需求的各个方面，以及公司要求潜在供应商满足RFP规定的要求。

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供应商将根据其对RFP中规定的要求的理解进行出价，并对竞争性出价进行评估，以生产获胜供应商的选择，或简短列表然后，供应商将向公司发送演示文稿。

定义提案文件请求

RFP文件对于获得能够满足客户业务需求的供应商至关重要。如果文件有缺陷，要么是模糊的要求，缺少的要求或对供应商的不合理要求，那么RFP过程将导致不完整的出价，或者在某些情况下，根本不会出价。供应商不需要向他们收到的每个RFP提交出价，即使他们能够满足RFP要求，他们也可能无法及时提供要求。当客户将RFP发送给可能是其领域的领导者，但没有能力满足客户需求的小型供应商时，往往会发现后者。

每个RFP将根据已定义的要求和客户的具体需求而不同。即使在同一家公司内，RFP文件可能会因重要性而有所不同，具体取决于主要要求。对于一些RFP，重点可能是价格，而其他可能侧重于交货时间或所需物品的质量要求。

RFP文档的具体功能

需要RFP文档的一些功能。例如，每个RFP应具有特定的日期和时间，客户要求所有潜在供应商提交投标。如果在该日期之后提交出价，则应丢弃。如果供应商无法按时提交出价，那么这可能表明组织可能会出现问题，也可能会导致交货问题。

然而，客户必须给予供应商足够的时间提交投标。如果要求特别复杂，供应商可能需要组建一个响应小组，将需求分解到可以理解并组装出价的领域。如果RFP中定义的时间表太短，则可能会发生响应，供应商可能会猜测项目的复杂性，而不是完全了解该项目。这将导致不准确的出价和浪费的RFP流程。

如果供应商在RFP中规定的要求方面有其他问题，则RFP文件应该说明流程。供应商不应被允许呼叫客户，因为这可能会导致一个供应商获得额外的信息，使他们具有竞争优势。

最好安排一个电话会议，以便每个供应商的代表可以询问并听取与客户有关的问题。这样可以确保招标过程的公平性。

RFP文件还必须明确规定供应商RFP响应的格式。如果没有明确定义，将发送不同格式的响应，并且无法比较供应商的出价。响应格式应确定每个部分中供应商需要的内容，例如参考，潜在团队成员的简历，供应商对要求的了解的文档以及定价格式。如果每个供应商都遵守正确的答复格式，这样可以更轻松地比较出价。