房地产经纪人和代理电子邮件程序

如果你像我一样，你将你的电子邮件收件箱作为待办事项列表，并尝试保持清洁。或者，您可能会在另一端有一个膨胀的收件箱，所有的时间。您需要意识到电子邮件在当今商业世界中的重要性，以及您过去几年可能会如何要求生成电子邮件。

政府有电子邮件规则。 ：

在联邦法庭诉讼中，电子邮件可能而且可能需要在审前发现之前提供。

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由于许多房地产经纪人的活动在某种程度上受到联邦规则（如美国环保署和公平住房）的管辖，您不能忽视您最终可以在联邦法庭诉讼中并需要生成电子邮件记录。

不要是“虚拟碎纸机！”：

面对一名联邦法官怀疑您或您的代理人可能故意删除与交易有关的电子邮件的情况将是一个非常不舒服的情况。

不要相信借口“我的备份系统覆盖文件”会让你脱钩。大多数备份系统的性质是在设置周期或一定数量的备份后最终擦除最旧的数据。

您需要书面政策：

通过制定书面电子邮件保留政策来保护自己和经纪人，明确规定了与交易相关的电子邮件的提交程序。确保指定这包括所有电子邮件，传入和传出。

与您的程序手册和任何此类文件一样，所有新代理商都签署了他们已阅读，理解并遵守这些电子邮件程序。定期记录您重申这些程序的会议，并指导如何满足要求。

打印很好 - 数字更好：

您可以指定每个电子邮件都打印并放在交易文件中。如果这是宗教信仰的话，最糟糕的情况是必须复制几百页来呈现给法庭。

更好的方法是将电子邮件以某种数字格式存档，无论是在外部硬盘驱动器，CD还是DVD上。凭借CD和DVD的低成本，传输文件并将光盘放入事务文件是一个很好的过程。

副作用是来自客户端的呼叫，希望得到他们的HUD语句的副本。轻松地弹出光盘并发送电子邮件。

归档代理电子邮件：

虽然Outlook是主要的电子邮件解决方案，您已经有代理使用Eudora，免费的在线系统和其他。随着知识水平的不断提高和所有这些系统的不断提高，将电子邮件变为长期可恢复的格式和位置需要进行一些规划。

一种方法是将所有交易电子邮件转发或复制到交易电子邮件地址。与SmithToJones @ YourDomain。 com，代理可以将传入和“Cc / Bcc”传出的电子邮件转发到该交易地址。现在他们在一个地方，经纪人可以采取适当的归档行动。

房地产电子邮件的数字文件格式很重要：

不要在法庭上以不能读取的格式显示电子邮件的CD。随着软件更改和操作系统的频繁变化，以一种广泛接受的格式存档电子邮件，这些格式应该在以后的日子里。

到目前为止，最广泛采用的格式是Adobe Acrobat。 pdf（代表“便携式文件格式”）。 Adobe新版本一直能够读取较旧的版本文件，因此您将来不应该留下无用的存档。

我使用Gmail进行业务，并结合Evernote和PDF文件关闭后，我将所有交易电子邮件都存储在单个文档中。

如何做一切正确，仍然失去你的业务：

作为房地产经纪人和公司所有者与代理人，我们有责任他们如何开展活动。

如果我们只选择最好和最细致的代理人，这并不重要。每个人都犯错不要因为经纪人不能生成与交易相关的电子邮件而使错误成本大，甚至是您的业务费用。

处理电子邮件档案的方法和程序并不昂贵，开发和管理使这个重要功能受到控制所必需的程序不会花费巨大的努力。