采购卡计划

采购卡或P卡是一种公司信用卡形式，发给雇员，然后可以通过传统采购程序获得货物和服务，而无需处理交易，使用采购申请或采购订单。

有许多不同的采购卡方案，一些只涉及公司批准的供应商，而其他的则允许任何供应商使用。

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使用采购卡进行的采购通常价格低廉。对采购卡方案的许多负面反应都是专门针对员工滥用该卡的。然而，采购计划的好处远远大于运营该计划所涉及的风险和成本。

采购卡的好处

美国政府发现，仅2500美元的采购额仅占政府总支出的2％，但占全部采购额的85％。由于这些小型采购的行政费用往往超过实际的美元支出，许多政府部门的采购卡片使用量增加。一个政府机构，商务部估计，采购卡每年可以节省超过2200万美元的行政费用，减少采购处理时间。

使用卡片使采购部门能够集中精力占采购总支出的15％，占总支出的98％。

实施内部控制

滥用采购卡是头条新闻，但这些滥用行为，特别是在政府部门，往往表现出较高的美元价值，但往往不到总支出的百分之一。

但是滥用确实发生，但可以通过实施适当的内部控制来减少浪费和滥用来控制。

强大的管理方向对于成功的采购卡计划至关重要。管理层应明确界定卡的允许用途，并界定并强加对付款拖欠，欺诈和滥用的处罚。当然，后台的程序和资源必须到位来实施控制。如果没有足够的资源来监督和处理采购卡滥用情况，那么滥用行为将继续增加，因为用户对程序的承诺不足。谁拿到卡？

采购卡计划中的另一个负面因素是，公司认为他们需要向所有进行购买的员工发卡。不是这种情况;正在发出采购卡被信任。公司必须能够信任卡的用户，因为它们实际上是花费公司的钱。应该有一个批准程序，员工必须被选中，审查和批准。如果员工的信用不良，那么他们是否应该获得公司采购卡？

强加支出限制

像任何信用卡一样，用户应该有信用额度。

信用卡公司根据其支付能力向持卡人提供限额。对于采购卡持有人，公司应向持卡人发放适合其职位和可能支出的支出限额。例如，作为IT分析师的人员可能只需要购买打印机墨水和小型计算机外围设备，每年可能只需要几百美元。这位员工的支出限额应该反映出来，而不是给予所有IT人员一个2500美元的一揽子支出限额。应定期审查支出限额，以便根据实际支出给员工适当的水平。