为您的非营利组织选择捐助者管理软件

当您的非营利组织的捐赠管理软件需要升级或完全替换时，时间总是来临。你什么时候知道那个时候到了，那你做什么呢？当我要求他们完成这句话时，有几个非盈利专业人员给出了这些答案：“我知道现在是时候得到一个新的捐助者管理系统…”

当我们无法以我们的方式报告数据需要。

当狗吃了我的索引卡。

• 当我想知道有关我的捐赠者的资料时，花了很多时间找到答案。当最后一个“系统”在它的头部留下的时候
• 。
• 当唯一一个有线索如何使用系统（一个旧的Access数据库）的人正在退休。
• 当志愿者的电脑坠毁，我们失去了一切。

为非营利组织确定这些原因吗？

然而，确定你需要一个新的系统是简单的部分。有一个关于竞争系统的混乱信息的世界，并没有简单的方法把它放在一起。

我转向非营利技术的“消费者报告”来找到答案。 Idealware是一个非营利组织，通过执行无偏见的研究，然后将其转化为易于理解的报告，文章和培训，帮助其他非营利组织做出智能软件决策。

Idealware合伙与学习主管Andrea Berry同意与我谈谈组织应如何选择新的捐赠者管理系统。

以下是Berry建议的步骤：

确定是否真的需要新的系统。

Berry说，首先要评估为什么你不喜欢你的系统。问题可能不是你的想法，而且不容易切换。需要时间，精力和金钱。 Berry说：“没有银弹系统，所以确保你目前的系统真的不够用。例如，你可能需要更多地了解你所拥有的系统，而不是完全切换到一个全新的系统。“

确定问题是什么。可能是以下之一吗？

您需要更多的培训。也许您当前的系统具有您不了解或知道如何使用的功能。询问您的供应商是否有可以利用的培训选项。

您需要更多的支持。您当前系统的支持选项是什么？有可用和实惠的支持吗？供应商是否了解您的问题并尝试帮助，还是与您谈话？他们有解决您的特殊问题吗？

您不了解当前系统的所有功能。你确实知道它不会做你想要的吗？是否有可访问的文档？一些供应商正在努力提供更多的帮助，例如视频，可以提问的论坛和为非技术人员编写的文档

• 您的系统太弱或太强大。将系统调整到您的流程和您的预算是重要的。
• 您的系统太贵了。你支付的功能比你需要的更多吗？ Berry说：“与供应商交谈时，请记住，这是一种销售，其性质就是”卖出“。了解您的需求将有助于您不要被”闪亮的对象综合症“分心。”
• 您的系统是过时了也许它缺少新功能。应该由您或供应商定期更新。大多数在线系统定期更新。只要知道你的系统如何更新。
• 供应商不再支持您的系统。 Berry说这不常见，但确实发生，特别是如果一个较小的供应商被一个较大的供应商购买。
• 理想软件提供了一个工作簿，您需要一个新的捐助者管理系统？这将有助于指导您完成这一自我评估过程。确定一个利益相关者团队。
• 所以你决定切换。下一步是什么？ Berry说：“我们一直在看的是开发总监决定要获得一个新的系统，但不咨询营销部门，执行总监或志愿者协调员，他们都将使用系统“。

最好咨询所有使用系统的人。当你集思广益，你需要的功能，让每个人都有发言权。确保所有使用或受到系统影响的人都被表示。

了解您当前的流程。详细列出您的筹款流程。然后规范他们。使用数据库评估一切。问为什么我们这样做？我们必须继续这样做吗？

<！ Berry说：“标准化使您在选择系统时具有灵活性…较便宜的系统无法承受很大的灵活性，因此更少的”怪异“更好。寻找现场的最佳做法并避免完全独特的程序“。

在投资之前消除冗余。你输入一个地址多少次？你需要吗？不要随着多年来激增的古怪的战术。

确定功能愿望清单的优先级。

让所有人一起使用系统或谁将从中获取报告。头脑风暴你可能想要的一切，然后排列这些功能。确定你绝对需要什么，没有这个系统是无用的。首先这样做会阻止你进入一个可能破坏你的预算的复杂程度。

Berry建议创建一个三层列表：

您需要什么，否则系统是无用的？

什么是好的，但不是一个交易破产者？

如果钱没有选择，你想要什么？

这是“如何为您的非营利组织选择捐助者管理软件”的延续。“你如何知道什么时候需要新的捐助者管理软件，如何选择正确的非营利机构？

做你的研究。

使用Idealware，他们已经为你做了基础研究，Idealware的报告有缩小了领域，挑选了专门的捐助者管理系统的系统，然后拉出了十大系统，并提供了功能列表。

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• 查看“低成本消费者指南”捐助者管理系统
• 使用该报告，列出三四个可行的系统。

安排供应商演示。

有些供应商会来找你，或者你可以去找他们，但是许多演示是在线，您可以使用网络共享工具或下载试用版。

请务必使用真实的示例来了解每个系统如何满足您的需求。Idealware的六个提示可用于浏览供应商演示。

按照您的愿望清单排列系统 - 花哨与核心需求，高成本与实惠 - 并选择适合您的系统

您可以使用在线信用卡购买新系统，但较大的系统可能需要处理和签署合同。 Berry表示：“有时您可以立即开始使用新系统，而其他系统需要定制.DonorPerfect Online在开始之前定制系统是众所周知的，而其他系统（如GiftWorks）易于使用

有些系统将需要聘请顾问进行设置。“

Berry还在Idealware网站上建议这些文章：

选择捐助者管理系统的四位主要负责人 >选择捐助者数据库的十个常见错误