关闭休假办公室的指导

由于假期或其他原因，准备办公室暂时关闭与以下清单一样简单。您的客户，供应商和员工都能正确完成业务/办公室的关闭，您可以在退货时避免生气的客户和不满的员工。此外，您还可以节省一些钱。客户将欣赏到业务关闭的持续时间，以便在您离开时等待您业务的回应不会让您感到沮丧。

确保您提前至少提前两到四周通知贵公司的关键利益相关者。员工可以在工资单上使用插入来通知/提醒。客户可以在您的网站上通过手机系统上的自动话务员信息进行通知。供应商（特别是那些重复交货计划的供应商）可以通过电子邮件或普通邮件通知。

将备忘录发送给您的安全个人或安全服务部门，通知他们截止日期。确保您的紧急联系人列表是最新的主要员工电话号码。

在手机系统上安排自动助理问候语，以反映办公室关闭。确保您还会在办公室重新开放时注明。如果您提供紧急服务（即加热和制冷，管道等），请务必在关机期间告诉您的呼叫者如何到达您的应答服务或手机。

如果您使用应答服务，请确保通知他们办公室将被关闭的日期，并确保您的联系人列表与员工电话号码是最新的这将被打来。

如果您的电话系统允许外部呼叫直接响应到员工的桌面，那么您需要确保他们使用临时或“外出”语音邮件问候语让主叫方知道他们不在办公室。

如果员工在退房时需要立即协助，您的员工也应该知道他们什么时候回来，以及如何休假。另外，请务必创建一个外出电子邮件自动回复。

在关机期间通过设置（或重新编程）办公室恒温器，节省一些能源和一些钱。

如果您有关键计算机和服务器，请确保备份周期在关机前后正常运行。通过安排您的异地备份以提前取货，而不是在假期关闭结束后等待，从而减少您的灾难风险。

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